Najpierw należy podłączyć i skonfigurować telefonię na stronie "Ustawienia > Integracje".

Możesz połączyć integracje z serwisami VoIP, takimi jak Binotel, Zadarma lub Twilio Voice.

Pamiętaj, że przed skonfigurowaniem i podłączeniem integracji musisz mieć już konto w usłudze telefonii, z której planujesz korzystać.

Ważne: należy zachować ostrożność podczas korzystania z jednej usługi telefonii dla kilku systemów CRM. Nie wszystkie usługi telefonii mogą działać jednocześnie w 2 lub więcej systemach CRM.

Po podłączeniu telefonii dostępne są następujące możliwości.

Śledzenie wszystkich połączeń przychodzących i wychodzących

Tabela „Rozmowy” zawiera całą historię komunikacji z klientami. Można tu sprawdzić datę, godzinę, rodzaj i czas trwania rozmowy, dane kontaktowe, numer telefonu, odsłuchać nagrania rozmów, pobrać je, utworzyć transkrypcje i krótkie podsumowania. Dzięki filtrom i sortowaniu łatwo jest znaleźć potrzebne rozmowy według różnych parametrów.

Jest to w zasadzie centrum zarządzania rozmowami: historia, nagrania, transkrypcje i szybkie wyszukiwanie w jednym miejscu.

Lepsza komunikacja z kontaktami

Podczas używania telefonii w RO App można wykonywać połączenia wychodzące, odbierać przychodzące i rejestrować nieodebrane połączenia.

Jak wykonać połączenie wychodzące do kontaktu?

Istnieje kilka sposobów nawiązania połączenia z kontaktem z RO App.

1 sposób. Przesuń kursor na nazwę lub numer telefonu kontaktu w tabeli zleceń, zgłoszeń lub rozmów i kliknij przycisk “Zadzwonić”. Jeśli masz kilka słuchawek, wybierz nazwę żądanej słuchawki.

2 sposób. W profilu kontaktu na karcie "Ogólne" kliknij ikonę obok numeru telefonu. Następnie kliknij przycisk "Zadzwonić" lub wybierz nazwę żądanej słuchawki (jeśli jest ich kilka).

Następnie RO App zainicjuje połączenie z podłączonego telefonu.

Jak odebrać połączenie przychodzące od kontaktu?

Podczas połączenia przychodzącego w prawym dolnym rogu wyświetlana jest karta połączenia przychodzącego.

Ważne: Aby pracownik mógł zobaczyć kartę połączenia przychodzącego, należy przyznać mu dostęp do słuchawki w ustawieniach integracji telefonii.

Przyjrzyjmy się bliżej możliwościom tej karty.

Połączenie przychodzące od istniejącego kontaktu:

informacje o tym, na której słuchawce odebrano połączenie;
imię i numer kontaktu (kliknięcie na imię spowoduje otwarcie profilu kontaktu);
numer ostatniego otwartego zgłoszenia i jego status (jeśli istnieje);
numer ostatniego zlecenia kontaktu, urządzenie kontaktu i status zlecenia (jeśli kontakt ma otwarte zlecenia);
suma do zapłaty za zlecenie (jeśli kontakt ma otwarte zlecenia);
przycisk "Wszystkie zlecenia" (po kliknięciu tego przycisku wszystkie zlecenia tego kontaktu zostaną wyświetlone na liście zleceń);
przycisk "+ Zgłoszenie" lub "+ Zlecenie" (po kliknięciu tego przycisku otworzy się okno tworzenia zgłoszenia lub zlecenia z już wypełnionymi informacjami o kliencie).

Połączenia dla istniejących kontaktów i zleceń są również zapisywane w profilu kontaktu w zakładce "Rozmowy" oraz w taśmę zdarzeń zleceń, gdzie można je odsłuchać i pobrać.

Należy pamiętać, że jeśli kontakt ma kilka zleceń w różnych statusach, połączenie zostanie zapisane dla ostatniego niezamkniętego zlecenia. Jeśli wszystkie zlecenia kontaktu mają status grupowy "Zamknięte pomyślnie" lub "Zamknięte niepomyślnie", połączenie zostanie zapisane tylko w profilu kontaktu i w raporcie ogólnym.

Połączenie przychodzące od nieznanego kontaktu:

informacje o tym, na której słuchawce odebrano połączenie;
przycisk "+ Kontakt" (jego kliknięcie spowoduje otwarcie okna tworzenia nowego kontaktu);
przycisk "+ Zgłoszenie" (jego kliknięcie spowoduje otwarcie okna tworzenia nowego zgłoszenia);
przycisk "+ Zlecenie" (jego kliknięcie spowoduje otwarcie okna tworzenia nowego zlecenia).

Należy pamiętać, że aby zapisać połączenie od nieznanego kontaktu w zamówieniu, należy kliknąć przycisk "+ Zlecenie", utworzyć zlecenie z kontaktem i zapisać je do momentu zakończenia połączenia. Jeśli klikniesz przycisk "+ Kontakt", połączenie zostanie zapisane tylko w profilu kontakta i w raporcie na stronie "Rozmowy".

Zalecamy utworzenie prostego formularza zlecenia w celu jego szybkiego utworzenia. Przypominamy, że w każdej chwili można zmienić typ zlecenia i podać więcej informacji o urządzeniu i kliencie.

Automatyczne tworzenie zgłoszenia na nieodebrane połączenie

W RO App można skonfigurować automatyczne tworzenie zgłoszenia dla każdego nieodebranego połączenia.

Aby to zrobić, przejdź do strony "Ustawienia > Ogólne". W sekcji "Zgłoszenia" zaznacz pole wyboru "Automatyczne tworzenie leadu przy nieodebranym połączeniu".

W tym miejscu można natychmiast skonfigurować określony typ zgłoszenia i wybrać odpowiedzialnego menedżera. Następnie skonfiguruj alerty dla menedżerów zgłoszeń, aby pracownicy mogli szybko otrzymywać informacje o nieodebranych połączeniach i oddzwaniać do kontaktów.

W takim wniosku wypełnione zostaną następujące informacje:

Imię (jeśli kontaktu nie ma w Twojej bazie danych, w tym polu pojawi się napis "Nieznany kontakt");
Numer telefonu;
w polu Komentarz pojawi się informacja "Nieodebrane".

Aby utworzyć nowego kontaktu na podstawie zgłoszenia, kliknij znak "+" po prawej stronie w polu "Imię kontaktu". Wypełnij wszystkie wymagane informacje i zapisz zmiany.

Jak ograniczyć pracownikom dostęp do odsłuchiwania rozmów

Dostęp do odsłuchiwania rozmów można ograniczyć w ustawieniach roli pracownika.

Uprawnienie "Może widzieć rozmowy" w bloku "Zlecenia" odpowiada za możliwość odsłuchiwania rozmów w taśmie zdarzeń zleceń.

Uprawnienie "Może widzieć rozmowy" w bloku "Klienci" odpowiada za możliwość odsłuchiwania połączeń w profilu kontaktu w zakładce "Rozmowy".