Przejrzyste zarządzanie finansami zaczyna się od dokładnego śledzenia płatności. System umożliwia rejestrowanie płatności na rzecz dostawców bezpośrednio w zamówieniu do dostawcy – od pełnej przedpłaty po płatności ratalne. Pomaga to uniknąć podwójnych płatności, sprawdzić aktualne saldo dla każdej dostawy i zawsze mieć kontrolę nad stanem kont.

Można to zrobić na kilka sposobów:

W tabeli Przyjęć w zamówieniu do dostawcy obok tego przyjęcia pojawi się okienko informacyjne wskazujące, że zostało ono już opłacone.

Jeśli w zamówieniu do dostawcy znajduje się już co najmniej jedna płatność, opcja Zapłać z konta zostanie wyłączona podczas tworzenia przyjęcia, a Ty otrzymasz ostrzeżenie o możliwej podwójnej płatności.

❗ Uwaga

Płatności utworzone na podstawie przyjęcia nie są wyświetlane w tabeli płatności zamówienia do dostawcy i nie są uwzględniane w całkowitej kwocie płatności dla tego zamówienia. W obliczeniach brane są pod uwagę wyłącznie płatności utworzone przy użyciu metody opisanej poniżej.

Jeśli korzystasz z obu metod dodawania płatności, pamiętaj o uwzględnieniu tego podczas rozliczania się z dostawcą.

W dokumencie zamówienia do dostawcy można rejestrować zarówno płatności za już przyjęte towary, jak i zwroty od dostawcy. Może to być konieczne na przykład w przypadku nadpłaty, zwrotu wadliwych towarów, niedostawy lub zmian warunków zamówienia. Takie podejście pozwala zarządzać wszystkimi rozliczeniami z dostawcą w jednym miejscu i przeglądać aktualne saldo dokumentu.

Aby dodać płatność do zamówienia do dostawcy:

1. Na karcie Przyjęcia i płatności, w sekcji Płatności, wybierz odpowiedni rodzaj:

2. Wprowadź szczegóły: kwotę, metodę płatności i fakturę.

W razie potrzeby możesz dodać komentarz i tagi, zmienić pracownika odpowiedzialnego lub Artykuły przepływów środków pieniężnych, jeśli z nich korzystasz.

3. Kliknij Utwórz.

Wszystkie płatności utworzone w ten sposób zostaną wyświetlone w sekcji „Płatności” tabeli, gdzie podane są:

Poniżej tabeli wyświetlane są następujące informacje:

Wartość ujemna oznacza zadłużenie wobec dostawcy, 0 oznacza, że dokument jest rozliczony, a wartość dodatnia oznacza nadpłatę, w której to sytuacji to dostawca jest nam winien pieniądze.

❗ Należy pamiętać, że płatności utworzone na podstawie przyjęcia księgowego nie są tutaj uwzględnione.

Czy środki mogą być automatycznie potrącane z salda dostawcy, jeśli mamy nadpłatę z innych zakupów?

Środki nie są potrącane automatycznie. Jeśli na saldzie dostawcy widoczna jest nadpłata (wyświetla się jako kwota, którą dostawca jest Ci winien), możesz wykorzystać te środki do opłacenia bieżących zamówień do dostawcy. Wystarczy wybrać opcję „W rachunek salda” podczas przetwarzania płatności.

W ten sposób kwota, którą dostawca jest Ci winien, zostanie po prostu pomniejszona o odpowiednią kwotę.

Co zrobić, jeśli zapomniałem utworzyć płatność podczas przyjęcia?

Jeśli nie przeprowadzono jeszcze żadnych operacji z towarami (przeniesienia, sprzedaż lub wykorzystanie w zleceniach) dla dokumentu przyjęcia, otwórz przyjęcie i wybierz Działania → Utwórz wydatek. Następnie wprowadź szczegóły płatności.

Jeśli przyjęcia nie można już edytować z powodu transakcji już przeprowadzonych z towarami, płatność można dodać ręcznie do zamówienia do dostawcy. Sprawdź kwotę w dokumencie przyjęcia i utwórz płatność rodzaju „Płatność do dostawcy” na tę kwotę. W komentarzu możesz zaznaczyć, że jest to płatność dla przyjęcia nr XXX.