⭐ Ta funkcja jest dostępna w planie Business.
Checklisty to zestawienie zadań, które należy wykonać podczas realizacji zleceń pracy. Jest ona dołączona do karty zlecenia pracy, gdzie pracownik może odhaczać wykonane pozycje oraz, w razie potrzeby, dodawać komentarze, zdjęcia lub inne szczegóły.
Uwaga: aby utworzyć szablon listy kontrolnej, pracownik musi mieć włączone uprawnienie „Checklisty” w swoich ustawieniach dostępu.
1. Otwórz sekcję Checklisty
Przejdź do Ustawienia > Checklisty i kliknij + Szablon.
2. Wprowadź podstawowe ustawienia szablonu
W oknie tworzenia nowego szablonu określ:
Nazwa — krótka i jasna nazwa, która od razu wyjaśnia przeznaczenie listy kontrolnej, na przykład: „Kontrola jakości napraw” lub „Kontrola prac budowlanych”. Nazwa szablonu musi być unikalna — system nie pozwoli na utworzenie dwóch szablonów o tej samej nazwie.
Rodzaje zleceń — wybierz rodzaje zleceń, do których będzie miała zastosowanie ta lista kontrolna. Możesz wybrać wszystkie rodzaje lub tylko określone — na przykład sensowne jest powiązanie Checklisty „Kontrola prac budowlanych” wyłącznie ze zleceniami typu „Prace naprawcze”, a nie ze wszystkimi zleceniami w firmie.
Aktywny — włącz ten przełącznik, aby udostępnić szablon do użytku w zleceniach. Gdy przełącznik jest wyłączony, szablon jest zapisywany jako Szkic i nie jest stosowany w praktyce — jest to przydatne, jeśli nadal opracowujesz strukturę listy kontrolnej i nie chcesz, aby pracownicy widzieli niekompletną listę.
Zaznacz pole wyboru Utwórz Checklisty automatycznie, a następnie wybierz status zlecenia; gdy zlecenie pracy osiągnie ten status, ten szablon Checklistów zostanie automatycznie dodany do zlecenia pracy w zakładce „Checklisty”. Należy pamiętać, że Checklisty są tworzone automatycznie tylko wtedy, gdy szablon jest aktywny i skonfigurowany dla odpowiedniego rodzaju zleceń.
3. Dodaj etapy listy kontrolnej
Checklisty składają się z etapów — są to logiczne etapy procesu. Na przykład w przypadku checklisty „Kontrola jakości napraw” etapami mogą być: „Odbiór”, „Diagnostyka” i „Przekazanie klientowi”.
Kliknij + Etap i określ:
nazwę etapu;
opis — w razie potrzeby, na wypadek gdyby pracownik potrzebował dodatkowych wyjaśnień dotyczących tego, co dokładnie jest sprawdzane na tym etapie.
4. Dodaj sekcje w ramach etapu
Sekcja grupuje pozycje Checklistów według tematu w ramach jednego etapu. Jest to przydatne, gdy na jednym etapie należy wykonać różne zadania. Na przykład w etapie „Diagnostyka” możesz utworzyć sekcje takie jak „Kontrola zewnętrzna” i „Kontrola techniczna” — dzięki temu pozycje nie są zgrupowane w jednej długiej liście, lecz logicznie podzielone na bloki.
Kliknij + Sekcja i wprowadź jej nazwę. Nazwy sekcji nie mogą się powtarzać w tym samym szablonie.
Uwagi i załączniki – można je włączyć w dowolnej sekcji, aby pracownik mógł dodać komentarz lub zdjęcie tam, gdzie nie ma na to oddzielnego pola;
5. Dodawanie pozycji do sekcji
W sekcji kliknij Dodaj pozycję i dla każdej pozycji określ następujące informacje:
tytuł — konkretna czynność lub kontrola, na przykład „Zadrapania na obudowie” lub „Zdjęcie urządzenia przed naprawą”;
opis — w razie potrzeby, jeśli pozycja wymaga dodatkowego wyjaśnienia;
rodzaj odpowiedzi — format, w jakim pracownik zarejestruje wynik.
Tytuły pozycji nie mogą się powtarzać w tej samej sekcji. Do jednej sekcji można dodać kilka pozycji — na przykład w sekcji „Kontrola zewnętrzna” pracownik najpierw odnotowuje stan obudowy, a następnie przesyła zdjęcie wyrobu.
6. Zapisz Checklistę
Po dodaniu wszystkich pozycji dla bieżącego kroku przejdź do następnego. Po pomyślnym utworzeniu wszystkich kroków kliknij „Utwórz”, aby zapisać szablon Checklisty.
Jakie rodzaje pozycji są obsługiwane:
Dla każdej pozycji można wybrać jeden z następujących rodzajów odpowiedzi:
Zaliczone / Uwaga / Niezaliczone;
Tak / Nie;
lista rozwijana z opcjami niestandardowymi;
wybór z katalogu;
przesyłanie pliku.
O czym należy pamiętać
Każdy szablon musi zawierać co najmniej jedną sekcję, a każda sekcja musi zawierać co najmniej jedną pozycję.
W pracy można korzystać wyłącznie z aktywnych szablonów.
Zmiany wprowadzone w szablonie w późniejszym terminie nie mają wpływu na Checklisty, które zostały już utworzone i dołączone do istniejących zleceń pracy — zaktualizowana zostanie jedynie struktura nowych zleceń pracy.
W razie potrzeby utworzone szablony Checklistów można edytować.