Temos o prazer de anunciar que finalmente aconteceu — as Ordens de compra já estão disponíveis!
Este novo tipo de documento formaliza os pedidos de fornecimento, ajuda a alinhar condições com os fornecedores e dá-lhe controlo total sobre a execução e a entrega.
Esta é apenas a primeira versão beta da funcionalidade, e iremos continuar a expandi-la. Mas já agora, pode:
Criar ordens de compra e adicionar os produtos necessários com quantidades e preços.
Imprimir, descarregar em PDF ou XLS e enviar ordens de compra aos fornecedores para aprovação.
Atualizar e acompanhar os estados das ordens.
Consultar o histórico completo de alterações no Feed de eventos ou no Registo de atividade.
Registar pagamentos e reembolsos de fornecedores.
Dar entrada nos produtos diretamente a partir de uma ordem de compra assim que forem recebidos.
Nas próximas atualizações, também poderá reservar produtos para clientes, criar ordens de compra com base no relatório Produtos abaixo do estoque mínimo, adicionar estados personalizados, configurar campos e muito mais.
Criar uma ordem de compra
No módulo Inventário, encontrará agora um novo separador Ordens de compra, onde pode:
Criar novas ordens de compra.
Ver o histórico de ordens criadas com respetivos estados, fornecedores, datas de entrega, etc.
Imprimir e exportar ordens de compra.
Filtrar ordens por data de criação, estado, fornecedor, armazém e data de entrega.
Para criar um novo documento, clique em + Ordem de compra. Aqui pode indicar:
A data atual ou outra (no passado) como data de criação do documento.
O fornecedor.
O armazém para onde os produtos devem ser entregues.
A lista de produtos com preços de compra e quantidades.
Depois de introduzir os dados, pode simplesmente criar o documento ou criá-lo e abri-lo de imediato. Após a criação, pode ainda editar dados, adicionar ou remover produtos, deixar comentários ou anexar ficheiros no Feed de eventos, e registar pagamentos — seja ao fornecedor, seja reembolsos do fornecedor.
Se precisar de mais informações, utilize as instruções passo a passo para criar e editar ordens de compra.
Estados da ordem de compra
Atualmente, estão disponíveis os seguintes estados de sistema:
Rascunho
Em progresso
A aguardar aprovação
Recebida
Em trânsito
Lançado
Cancelada
Rejeitada
Nota: definir o estado Lançado inicia automaticamente a entrada dos produtos da ordem de compra. O fornecedor, o armazém, a lista de produtos com quantidades e preços de compra são automaticamente copiados para o documento de entrada.
No futuro, também poderá adicionar os seus próprios estados de ordens de compra.
Enviar uma ordem de compra para o fornecedor
Para enviar uma ordem de compra a um fornecedor, pode:
Exportá-la para ficheiro XLS.
Descarregá-la em PDF ao imprimir o documento.
Mais tarde, será também adicionada a opção de enviar o documento diretamente a partir do diálogo da ordem de compra.
Acompanhar o histórico da ordem de compra
Pode acompanhar o histórico de uma ordem de compra tanto no Feed de eventos como no Registo de atividade. Estes registam:
Criação/eliminação da ordem de compra (Registo de atividade).
Alterações de estado.
Alterações no valor da ordem.
Alterações do fornecedor.
Criação de lançamento.
Criação de comentários.
Permissões de acesso às ordens de compra
Em Definições > Funcionários > Funções, pode definir quais os funcionários que podem ver, criar, editar e eliminar ordens de compra.
Por defeito, os funcionários têm agora as mesmas permissões de acesso às ordens de compra que têm às entradas.
Exemplos:
Se um utilizador só pode ver entradas, também só poderá ver ordens de compra.
Se um utilizador pode criar e editar entradas, terá as mesmas permissões para ordens de compra.
Por agora é tudo, amigos! Ficaremos muito gratos pelo vosso feedback — perguntas, comentários, sugestões ou ideias. A vossa opinião ajuda-nos sempre a avançar na direção certa. Se quiserem partilhar impressões, escrevam-nos no chat de Suporte.