A RO App permite-lhe trabalhar com chamadas diretamente no sistema: iniciar chamadas de saída, receber notificações sobre chamadas de entrada e guardar automaticamente o histórico de comunicações.
Neste artigo, ficará a saber como trabalhar com chamadas no seu trabalho diário.
Preparação para trabalhar com chamadas
Para garantir que tudo funciona corretamente, primeiro é necessário ligar a telefonia. Para o efeito, crie e configure uma conta num dos fornecedores disponíveis e adicione-a à RO App na página Configurações > Telefonia > Fornecedores.
Também é necessário instalar e configurar uma aplicação VoIP (SIP, softphone) - este é o dispositivo utilizado para receber e fazer chamadas, uma vez que o RO App não substitui a telefonia, mas regista as chamadas e apresenta informações sobre as mesmas no sistema.
Depois de concluídas as Configurações, o utilizador poderá receber e fazer chamadas na íntegra.
Como efetuar uma chamada
Na RO App, é possível iniciar uma chamada telefónica a partir de vários locais:
A partir da tabela de documentos (ordens, lead, agendamentos, facturas, etc.).
A partir do perfil do contacto no Guia Geral - clique nos três pontos junto ao número de telefone.
A partir de uma ordem - clique no ícone de notificação no canto superior direito.
A partir do cartão de contacto (numa ordem, agendamento, lead, etc.).
Em seguida, passe o cursor sobre o número de telefone do contacto, selecione o número da extensão (se estiverem disponíveis várias extensões) e clique em Chamar.
Depois disso, a RO App inicia uma chamada através da aplicação VoIP (softphone).
Como atender uma chamada recebida
Durante uma chamada recebida, aparece um cartão de chamada recebida no canto inferior direito. Este cartão serve apenas para fins informativos. Só pode atender a chamada e manter uma conversa através da aplicação SIP ligada.
Para que um funcionário possa ver o cartão de chamadas recebidas, nas Configurações de integração telefónica, é necessário conceder-lhe acesso ao número de extensão.
Chamada de um contacto existente
Um cartão de chamadas recebidas de um contacto existente é apresentado:
Nome do número de extensão (microtelefone) para o qual a chamada foi recebida.
Cartão de contacto: nome, cargo, organização, gerente, saldo e todos os campos activados no editor de formulários. Clicar no nome abre o perfil completo.
Informações sobre o último documento aberto e a possibilidade de alterar o seu status:
Cartão de lead;
cartão de ordem;
um agendamento que indica o status, o tempo, o técnico e o montante a pagar;
Botão para ver todos os documentos do mesmo tipo que o último documento aberto (por exemplo, se for uma ordem, é apresentado o botão “Todas as ordens”).
Botão “+ Criar”, que permite adicionar rapidamente um novo lead, agendamento ou ordem.
Chamada de um contacto desconhecido
Uma chamada recebida de um contacto desconhecido é apresentada:
O nome da extensão (microtelefone) para a qual a chamada foi efectuada.
O número de telefone;
Botão “+ Criar” (clique nele para criar um contacto, pedido de informação, agendamento ou ordem).
Guardar as chamadas efectuadas
Todas as chamadas concluídas de contactos existentes são armazenadas no perfil do contacto no Guia Comunicação > Chamadas e na tabela de chamadas.
Se o contacto tiver uma ordem em aberto, a chamada concluída também é salva no feed de eventos da ordem, onde pode ouvi-la e descarregá-la.
Se o contacto tiver várias ordens em diferentes status, a chamada é salva na última ordem aberta.
Se todas as ordens do contacto estiverem no status de grupo “Fechado” ou “Abandonado”, a chamada será salva apenas no perfil do contacto e na tabela de chamadas.
Todas as chamadas concluídas de contactos desconhecidos são salvas na tabela de chamadas.
Para guardar uma chamada de um contacto desconhecido no feed de eventos de encomendas, é necessário criar uma ordem com o contacto a partir do cartão de chamadas e salvá-la antes de a chamada ser concluída.
Se criar apenas um contacto a partir do cartão de visita, a chamada é salva apenas no perfil do contacto e na tabela de chamadas.
💡 Sugestão
Recomendamos a criação de um formulário de ordem simples para uma criação rápida. É possível alterar o tipo de ordem e preencher mais informações sobre o ativo e o contacto a qualquer momento.