Navegue para a página Configurações > Integrações e conclua a configuração da telefonia VoIP.
Pode ligar integrações com serviços VoIP como Zadarma ou Twilio Voice.
Tenha em atenção que, antes de configurar e ativar a integração, já deve ter uma conta de utilizador para o VoIP que utilizará.
Nota: Tenha cuidado ao utilizar o mesmo VoIP em vários CRMs. Nem todos os VoIP funcionam corretamente com mais do que um sistema de cada vez.
Quando configurado corretamente, a telefonia VoIP pode oferecer as seguintes vantagens.
Monitorizar todas as chamadas recebidas/efetuadas
A tabela «Chamadas» contém todo o histórico de comunicação com os clientes. Aqui pode ver a data, hora, tipo e duração da chamada, contacto, telefone, ouvir gravações de chamadas, descarregá-las, criar transcrições e resumos curtos. Graças aos filtros e à classificação, é fácil encontrar as chamadas de que precisa por vários parâmetros.
Este é essencialmente o seu centro de gestão de chamadas: histórico, gravações, transcrições e pesquisa rápida, tudo num só lugar.
Como otimizar a sua comunicação
Integrar o RO App com um serviço VoIP permite-lhe fazer chamadas, receber chamadas e gravar chamadas perdidas.
Como faço uma chamada para um contacto?
Existem várias opções para ligar para um contacto a partir do RO App.
Opção 1. Passe o rato sobre o nome ou número de telefone do contacto na tabela de ordens de serviço, leads ou chamadas e clique no botão Chamar. Se tiver vários fones de ouvido, selecione o que necessita.
Opção 2. No Guia Geral de um perfil de contacto, clicar no ícone junto ao número de telefone. Clique no botão Chamar ou selecione um microtelefone (se existirem vários disponíveis).
Uma vez feito isto, o RO App iniciará uma chamada a partir do serviço VoIP ligado.
Como recebo uma chamada de um contacto?
Quando recebe uma chamada, aparece um cartão de Chamada recebida no canto inferior direito.
Nota: Para um funcionário ver o cartão de chamadas recebidas, tem de lhe dar acesso ao microtelefone nas Configurações de integração VoIP.
A seguir, vejamos rapidamente o cartão de chamadas e as suas funcionalidades básicas no RO App.
O seu contacto a telefonar:
Telemóvel
Nome e número de telefone do contacto (clique para ver o perfil completo)
Último lead ativo, número, status atual (se disponível)
Última ordem de serviço ativa, número, ativos, status (se disponível)
O montante a pagar pela ordem de serviço (se o contacto tiver ordens de serviço abertas)
Botão Todas as ordens de serviço para ver uma lista das Ordens de Serviço do contacto
Botão + Lead ou + Ordens de serviço para criar rapidamente um lead ou uma ordem de serviço com informações automaticamente preenchidas sobre o contacto
As chamadas associadas a contactos e Ordens de Serviço existentes são também guardadas no Perfil do Contacto no Guia de Chamadas e no feed de eventos da ordem de serviço, onde podem ser ouvidas e descarregadas.
Nota: Quando o mesmo contacto tem várias Ordens de Serviço com diferentes status, o registo da chamada será anexado à última Ordem de Serviço não cumprida. Quando o mesmo contacto tem todas as Ordens de Serviço fechadas (grupos de status Fechado e Cancelado), o registo da chamada só estará disponível a partir do Perfil do Contacto e na página de Chamadas.
Chamada de novo contacto:
Telemóvel
Número de telefone
Botão + Contacto para criar um novo Contacto
Botão + Lead para criar um novo Lead
Botão + Ordem de Serviço para criar uma nova Ordem de Serviço
Nota: Para fazer um registo de chamada com um contacto desconhecido ligado diretamente a uma Ordem de Serviço correspondente, prima + Ordem de Serviço, depois crie uma nova Ordem de Serviço e guarde o Perfil de Contacto antes de a chamada ativa terminar. Pode optar por + Contacto, nesse caso, o registo da chamada estará disponível apenas no Perfil de Contacto e na página Chamadas.
Recomendamos configurar um formulário de ordem de serviço simples para criar ordens de serviço rapidamente. Lembre-se: pode alterar o tipo de ordem de serviço em qualquer altura e preencher mais informações sobre o dispositivo e o contacto.
Como criar leads automaticamente em caso de chamadas perdidas
O RO App cria automaticamente um lead para cada chamada perdida.
Vá para a página Configurações > Geral, em seguida, marque a caixa de seleção “Criar automaticamente lead em chamadas perdidas”.
Aqui pode configurar imediatamente um tipo de lead específico e selecionar um gestor responsável. Também pode configurar alerta de chamadas não atendidas para que os gestores de chamadas liguem de volta aos contactos.
Cada lead gerado numa chamada não atendida captará dados de vendas da seguinte forma:
Nome (caso contrário, contacto desconhecido)
Número de telefone
O campo de comentário que diz “Não atendida”
Prima “+” no canto direito do campo Nome do contacto para criar um novo contacto.
Como limitar o acesso dos funcionários às gravações de chamadas
É possível limitar o acesso às gravações de chamadas nas Configurações da função do funcionário.
A opção Pode ver chamadas no bloco Ordens de serviço permite o acesso às gravações de chamadas no feed de eventos da ordem de serviço.
O bloco Pode ver chamadas nos Contactos permite o acesso a gravações de chamadas no perfil do contacto no Guia Chamadas.
O bloco Chamadas permite o acesso a todas as gravações de chamadas na página Chamadas.