Neste artigo, iremos abordar como organizar o processo de reparação de ativos e produtos adquiridos no sistema.
O processamento adequado das ordens de serviço permite-lhe:
manter um histórico de cada ativo;
acompanhar com precisão as despesas e a carga de trabalho dos funcionários;
preparar um ativo ou produto para utilização futura ou venda.
Se lida com grandes volumes de recompra de equipamentos, é importante registar todas as etapas do trabalho com cada ativo para um acompanhamento preciso das dívidas para com fornecedores e clientes.
Cenário 1. Reparar um ativo e utilizá-lo como ativo
Agora tem um ativo adquirido. Para o utilizar dentro da empresa — para o trabalho dos técnicos ou mesmo para aluguer — repare-o seguindo os passos abaixo.
1. Crie um tipo de ordem de serviço especial para reparação de ativos (por exemplo, “Reparação de Ativo Usado”).
❗ Este tipo de ordem de serviço deve incluir o campo de sistema «Ativo» para que possa adicionar o ativo adquirido.
A utilização de um tipo de ordem de serviço separado permitir-lhe-á:
calcular a Folha de Pagamento de forma diferente para os funcionários,
e, se necessário, criar uma cadeia de status separada para este tipo de ordem de serviço, a fim de evitar o envio de notificações desnecessárias.
2. Adicione o ativo adquirido à ordem de serviço.
Para este tipo de ordem de serviço, recomendamos criar um cliente separado com o tipo de organização.
3. Adicione os produtos e serviços necessários para reparar o ativo e defina um preço zero para os mesmos, de modo a registar a utilização de produtos e serviços sem gerar lucro, uma vez que se trata de uma reparação interna e não de uma venda a um cliente.
Para garantir que um funcionário receba um bónus pela reparação de um ativo adquirido, configure uma regra separada para calcular uma comissão excecional para este serviço.
4. Após a conclusão da reparação, encerre a ordem de serviço — certifique-se de que o ativo permanece no armazém da empresa ao encerrar a ordem de serviço.
5. Edite o preço de custo do ativo:
Copie o preço de custo da ordem de serviço a partir do relatório “Lucro das ordens de serviço”.
Adicione este montante ao preço de custo existente do ativo no campo “Custo” — este é o novo preço de custo, que tem em conta a reparação e os materiais utilizados.
Se for importante para si ver como o custo do ativo muda, recomendamos a criação de um campo “Novo custo” no formulário. Pode introduzir aqui o montante atual após o ativo ter sido reparado.
Após a reparação, o ativo pode ser utilizado como um recurso interno da empresa:
como ferramenta para outros trabalhos;
equipamento para técnicos;
um ativo para arrendamento.
Para utilizar o ativo em ordens de serviço como um produto ou vendê-lo a um cliente, siga os passos do Cenário 2.
Cenário 2. Reparar um ativo e convertê-lo num produto
Agora tem um ativo reparado. Para o converter num produto para venda ou numa peça sobressalente para ordens de serviço, siga os passos abaixo.
1. Conclua todas as etapas do Cenário 1 anterior.
2. Converta o ativo reparado num produto e registe-o no armazém pretendido.
O fornecedor neste lançamento deve ser a mesma organização-cliente que efetuou a ordem de serviço. Para tal, no perfil de contacto, deve marcá-la como fornecedor.
Pode criar um novo produto ou adicionar o produto recondicionado como uma nova unidade de série a um produto existente (por exemplo, iPhone Recondicionado).
O preço de compra será igual ao custo novo do ativo (custo do item adquirido + a sua reparação).
Cenário 3. Reparar um ativo adquirido após convertê-lo num produto
Se já adquiriu um ativo de um cliente e o converteu num produto, mas agora precisa de realizar uma reparação:
1. Converta o produto de volta num ativo. Isto é necessário para:
distinguir claramente a unidade que está a ser reparada nas ordens de serviço dos produtos e peças sobressalentes utilizadas para a reparação;
acompanhar todas as alterações ao ativo e atualizar o seu custo, tendo em conta o trabalho realizado e os materiais utilizados.
2. Continue a seguir os passos do Cenário 1.
Assim que a reparação estiver concluída, pode:
deixar o ativo pronto para utilização futura;
ou, seguindo os passos do Cenário 2, convertê-lo novamente num produto pronto para venda ou para utilização como peça sobressalente em ordens de serviço.
reparação de dispositivos recomprados, gestão de dispositivos recondicionados, converter dispositivo em produto, CRM oficina reparação, RO App, rastreamento custo reparação, reparação interna encomenda, contabilidade produtos recondicionados, processo trade-in reparação, software oficina reparação, aluguer equipamentos reparados, gestão encomendas reparação, controlo armazém serviço técnico, automatização oficina, custo dispositivo após reparação