Neste artigo, iremos abordar como organizar o processo de reparação de ativos e produtos adquiridos no sistema.
O processamento adequado das ordens de serviço permite-lhe:
manter um histórico de cada ativo;
acompanhar com precisão as despesas e a carga de trabalho dos funcionários;
preparar um ativo ou produto para utilização futura ou venda.
Se lida com grandes volumes de recompra de equipamentos, é importante registar todas as etapas do trabalho com cada ativo para um acompanhamento preciso das dívidas para com fornecedores e clientes.
Cenário 1. Reparar um ativo e utilizá-lo como ativo
Agora tem um ativo adquirido. Para o utilizar dentro da empresa — para o trabalho dos técnicos ou mesmo para aluguer — repare-o seguindo os passos abaixo.
1. Crie um tipo de ordem de serviço especial para reparação de ativos (por exemplo, “Reparação de Ativo Usado”).
❗ Este tipo de ordem de serviço deve incluir o campo de sistema «Ativo» para que possa adicionar o ativo adquirido.
A utilização de um tipo de ordem de serviço separado permitir-lhe-á:
calcular a Folha de Pagamento de forma diferente para os funcionários,
e, se necessário, criar uma cadeia de status separada para este tipo de ordem de serviço, a fim de evitar o envio de notificações desnecessárias.
2. Adicione o ativo adquirido à ordem de serviço.
Para este tipo de ordem de serviço, recomendamos criar um cliente separado com o tipo de organização.
3. Adicione os produtos e serviços necessários para reparar o ativo e defina um preço zero para os mesmos, de modo a registar a utilização de produtos e serviços sem gerar lucro, uma vez que se trata de uma reparação interna e não de uma venda a um cliente.
Para garantir que um funcionário receba um bónus pela reparação de um ativo adquirido, configure uma regra separada para calcular uma comissão excecional para este serviço.
4. Após a conclusão da reparação, encerre a ordem de serviço — certifique-se de que o ativo permanece no armazém da empresa ao encerrar a ordem de serviço.
5. Edite o preço de custo do ativo:
Copie o preço de custo da ordem de serviço a partir do relatório “Lucro das ordens de serviço”.
Adicione este montante ao preço de custo existente do ativo no campo “Custo” — este é o novo preço de custo, que tem em conta a reparação e os materiais utilizados.
Se for importante para si ver como o custo do ativo muda, recomendamos a criação de um campo “Novo custo” no formulário. Pode introduzir aqui o montante atual após o ativo ter sido reparado.
Após a reparação, o ativo pode ser utilizado como um recurso interno da empresa:
como ferramenta para outros trabalhos;
equipamento para técnicos;
um ativo para arrendamento.
Para utilizar o ativo em ordens de serviço como um produto ou vendê-lo a um cliente, siga os passos do Cenário 2.
Cenário 2. Reparar um ativo e convertê-lo num produto
Agora tem um ativo reparado. Para o converter num produto para venda ou numa peça sobressalente para ordens de serviço, siga os passos abaixo.
1. Conclua todas as etapas do Cenário 1 anterior.
2. Converta o ativo reparado num produto e registe-o no armazém pretendido.
O fornecedor neste lançamento deve ser a mesma organização-cliente que efetuou a ordem de serviço. Para tal, no perfil de contacto, deve marcá-la como fornecedor.
Pode criar um novo produto ou adicionar o produto recondicionado como uma nova unidade de série a um produto existente (por exemplo, iPhone Recondicionado).
O preço de compra será igual ao custo novo do ativo (custo do item adquirido + a sua reparação).
Cenário 3. Reparar um ativo adquirido após convertê-lo num produto
Se já adquiriu um ativo de um cliente e o converteu num produto, mas agora precisa de realizar uma reparação:
1. Converta o produto de volta num ativo. Isto é necessário para:
distinguir claramente a unidade que está a ser reparada nas ordens de serviço dos produtos e peças sobressalentes utilizadas para a reparação;
acompanhar todas as alterações ao ativo e atualizar o seu custo, tendo em conta o trabalho realizado e os materiais utilizados.
2. Continue a seguir os passos do Cenário 1.
Assim que a reparação estiver concluída, pode:
deixar o ativo pronto para utilização futura;
ou, seguindo os passos do Cenário 2, convertê-lo novamente num produto pronto para venda ou para utilização como peça sobressalente em ordens de serviço.