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Checklists é uma lista de tarefas que têm de ser concluídas durante o processamento de ordens de serviço. Está associada ao cartão da ordem de serviço, onde um colaborador pode assinalar os itens concluídos e, se necessário, adicionar comentários, fotografias ou outros detalhes.
Nota: para criar um modelo de lista de verificação, o colaborador deve ter a permissão «Checklists» ativada nas suas configurações de acesso.
1. Abra a secção «Checklists»
Aceda a Configurações > Checklists e clique em + Modelo.
2. Preencha as configurações básicas do modelo
Na janela de criação de um novo modelo, especifique:
Nome — um nome curto e claro que explique imediatamente o objetivo da lista de verificação, por exemplo: «Controlo de qualidade de reparações» ou «Inspeção de obras». O nome do modelo deve ser único — o sistema não permitirá que crie dois modelos com o mesmo nome.
Tipos de ordem de serviço — selecione os tipos de ordem de serviço aos quais esta lista de verificação se aplicará. Pode selecionar todos os tipos ou apenas alguns específicos — por exemplo, faz sentido associar a lista de verificação «Inspeção de obras de construção» apenas às ordens de serviço de «Trabalhos de reparação», em vez de a todas as ordens de serviço da empresa.
Ativo — ative este botão para permitir a utilização do modelo nas ordens de serviço. Enquanto o botão estiver desativado, o modelo é guardado como rascunho e não é aplicado na prática — isto é útil se ainda estiver a desenvolver a estrutura da lista de verificação e não quiser que os colaboradores vejam uma lista incompleta.
Assinale a caixa de seleção Criar lista de verificação automaticamente e, em seguida, selecione o status da ordem de serviço; quando a ordem de serviço atingir esse status, este modelo de lista de verificação será automaticamente adicionado à ordem de serviço no separador «Checklists». Tenha em atenção que uma lista de verificação só é criada automaticamente se o modelo estiver ativo e configurado para o tipo correspondente de ordens de serviço.
3. Adicionar etapas à lista de verificação
Uma lista de verificação é composta por etapas — estas são as fases lógicas do processo. Por exemplo, para a lista de verificação «Controlo de Qualidade de Reparações», as etapas podem ser «Recebimento», «Diagnóstico» e «Entrega ao cliente».
Clique em + Etapa e especifique:
o nome da etapa;
uma descrição — se necessário, caso um colaborador precise de esclarecimentos adicionais sobre o que exatamente está a ser verificado nesta fase.
4. Adicionar secções dentro de uma etapa
Uma secção agrupa itens da Checklist por tópico dentro de uma única etapa. Isto é útil se for necessário realizar várias tarefas numa única fase. Por exemplo, na etapa «Diagnóstico», pode criar secções como «Inspeção externa» e «Inspeção técnica» — isto garante que os itens não sejam agrupados numa única lista longa, mas sim divididos logicamente em blocos.
Clique em + Secção e introduza o seu nome. Os nomes das secções não podem ser repetidos dentro do mesmo modelo.
Notas e anexos — estes podem ser ativados em qualquer secção para que um colaborador possa adicionar um comentário ou uma fotografia quando não exista um campo específico para o efeito;
5. Adicionar itens a uma secção
Dentro de uma secção, clique em Adicionar Item e especifique o seguinte para cada item:
título — uma ação ou verificação específica, por exemplo, «Arranhões na caixa» ou «Fotografia do dispositivo antes da reparação»;
descrição — se necessário, caso o item exija esclarecimentos adicionais;
tipo de resposta — o formato em que o colaborador irá registar o resultado.
Os títulos dos itens não podem ser repetidos dentro da mesma secção. Pode adicionar vários itens a uma única secção — por exemplo, na secção «Inspeção externa», o colaborador anota primeiro o estado da caixa e, em seguida, carrega uma fotografia do dispositivo.
6. Guardar a lista de verificação
Depois de adicionar todos os itens para o passo atual, avance para o seguinte. Assim que todos os passos tiverem sido criados com sucesso, clique em «Criar» para guardar o modelo da lista de verificação.
Que tipos de itens são suportados:
Para cada item, pode selecionar um dos seguintes tipos de resposta:
Aprovado / Observação / Reprovado;
Sim / Não;
lista suspensa com opções personalizadas;
seleção a partir de um catálogo;
carregamento de ficheiro.
O que deve ter em conta
Cada modelo deve conter, pelo menos, uma secção, e cada secção deve conter, pelo menos, um item.
Apenas os modelos ativos podem ser utilizados no seu trabalho.
As alterações feitas a um modelo posteriormente não afetam as Checklists que já tenham sido criadas e anexadas a ordens de serviço existentes — apenas a estrutura das novas ordens de serviço será atualizada.
Se necessário, os modelos de Checklist criados podem ser editados.