Muitos processos de serviço dependem daquilo de que o colaborador se lembra: o que verificar na receção, o que registar antes da entrega, que fotografias tirar. As checklists transferem esses passos para o RO App: descreve uma vez a sequência da verificação num modelo e a equipa realiza-a da mesma forma em cada ordem.
Por exemplo, na receção de um automóvel na oficina, o técnico percorre uma checklist de inspeção: regista o estado da carroçaria, o nível de combustível e o equipamento, e adiciona fotografias. Se mais tarde o cliente tiver dúvidas, basta abrir a ordem e ver quem preencheu cada campo, quando e com que resultado.
Editor de modelos nas configurações
As checklists são construídas a partir de modelos que cria ao nível da empresa – na nova secção Configurações → Checklists.
Cada modelo é composto por passos; dentro de um passo há secções e, nas secções, campos que o colaborador preenche. Para cada campo escolhe um tipo:
texto de uma linha – para uma resposta curta;
texto de várias linhas – para um comentário mais extenso;
resultado da verificação – com os estados "Bem-sucedido", "Malsucedido", "Atenção" ou "Desconhecido";
seleção múltipla – várias opções de um conjunto predefinido, por exemplo, as avarias detetadas;
menu suspenso – uma opção de um conjunto predefinido;
envio de ficheiro – uma fotografia do estado, a digitalização de um documento;
data – quando é preciso registar um dia concreto, por exemplo, a data da próxima manutenção.
Além dos próprios campos, o modelo tem mais três definições:
disponibilidade – o modelo funciona para todos os tipos de ordem ou apenas para os selecionados, pelo que o diagnóstico e a reparação em garantia podem ter checklists diferentes;
notas e anexos – podem ser permitidos em qualquer secção, para que o colaborador acrescente um comentário ou uma fotografia onde não existe um campo próprio;
sequência – os passos, as secções e os campos podem ser arrastados, para que a checklist siga a sequência real da verificação.
Editar um modelo afeta apenas as checklists novas. As que já foram criadas nas ordens permanecem inalteradas: o que foi preenchido no mês passado não é reescrito retroativamente.
Trabalhar com checklists numa ordem
Na ordem, as checklists estão disponíveis tanto para trabalhar como para um controlo rápido:
o separador "Checklists" – disponível se existir pelo menos um modelo ativo para este tipo de ordem. Aqui estão listadas todas as checklists da ordem com o nome, o estado, o autor e as datas de criação e de conclusão. É também daqui que um funcionário com a permissão correspondente inicia uma checklist através do botão "Adicionar checklist";
o crachá de estado na janela da ordem – por baixo dele o sistema mostra as checklists por concluir, pelo que o gestor não precisa de abrir o separador para saber se ainda há trabalhos pendentes na ordem.
Permissões para trabalhar com checklists
Nas permissões da função, que encontra em Configurações → Funcionários → Funções, surgiram quatro permissões separadas:
criar checklists;
editar checklists;
eliminar checklists.
O acesso à própria secção de modelos é regulado por uma permissão à parte: o editor só será visível para as funções a que o abrir.
Pode consultar as checklists de uma ordem qualquer pessoa com acesso à própria ordem.
As checklists estão disponíveis a partir do plano Business.
Para mais detalhes sobre a criação de modelos e os tipos de campo, consulte o guia de configuração das checklists. E para saber como são preenchidas, consulte o guia de trabalho com checklists numa ordem.
Se tiver dúvidas ou precisar de ajuda com a configuração das checklists, escreva-nos no chat de apoio – estamos sempre disponíveis.