O que é uma nota de crédito
A nota de crédito é um documento através do qual uma empresa concede a um cliente ou pagador um crédito no valor de um montante específico. Pode ser utilizada para corrigir um erro numa fatura, conceder um desconto adicional após a emissão da fatura ou compensar o custo de bens ou serviços.
Uma nota de crédito não altera os preços nem as rubricas da fatura original. Reduz o montante em dívida na fatura ou aumenta o saldo do pagador, caso o documento seja criado sem estar associado a uma fatura.
Quando é utilizada:
Descontos e bónus. Por exemplo, um desconto por volume ou uma compensação por um atraso na entrega.
Erros de faturação. Um preço, quantidade ou montante cobrado em excesso que precise de ser corrigido.
Bens ou serviços abaixo do padrão. Compensação parcial sem devolução dos bens.
Cancelamento de ordem após a emissão da fatura.
Na RO App, pode criar uma nota de crédito de duas formas:
diretamente na secção de notas de crédito — sem a associar a uma fatura;
a partir de uma fatura em aberto — automaticamente associada à mesma.
Criar uma nota de crédito sem fatura
Utilize este método se precisar de emitir um crédito a um cliente ou pagador sem o associar a uma fatura específica.
Aceda à secção Faturas → Notas de crédito.
Clique em + Nota de crédito.
Selecione a entidade jurídica, o cliente e o pagador.
Se o cliente e o pagador forem a mesma pessoa, ative a opção O pagador é o mesmo que o cliente.Preencha os campos Forma de pagamento, Data da fatura, Data de vencimento do pagamento, Responsável e Comentário.
Na secção Serviços e bens, adicione os itens necessários e especifique o seguinte para cada um:
Preço — o montante do crédito por unidade de bens ou serviços;
Quantidade — o número de unidades para as quais é concedido o crédito.
Clique em Criar.
Depois de criada, a nota de crédito aparecerá na tabela geral de notas de crédito.
Nota: No formulário para criar uma nota de crédito sem fatura, não existe um campo para selecionar uma fatura. Por conseguinte, uma vez criada, não é possível associar esse documento a uma fatura.
Criação de uma nota de crédito a partir de uma fatura
Utilize este método se precisar de reduzir o montante em dívida de uma fatura específica.
Abra a fatura pretendida.
No menu Ações, selecione Nota de crédito.
Verifique os dados no formulário de criação da nota de crédito.
O sistema preenche automaticamente alguns dos campos:Fatura — apresenta uma ligação para a fatura original;
Entidade jurídica, Cliente e Pagador — os dados são transferidos da fatura e estes campos não são editáveis;
Serviços e produtos — todos os itens da fatura são transferidos, mantendo o formato de apresentação original dos itens da ordem de serviço;
Preço — o preço atual da fatura é definido para cada item.
Verifique os itens e especifique o montante do crédito:
mantenha o preço original se precisar de conceder crédito pelo custo unitário total;
altere o preço se precisar de emitir um crédito apenas por uma parte do custo;
especifique o número de unidades para as quais o crédito está a ser emitido.
Clique em Criar.
Depois de criada, a nota de crédito aparecerá na tabela geral de notas de crédito.
Importante: Não é possível criar uma nota de crédito para faturas nos grupos de status Pago ou Cancelado.
Estados da nota de crédito
Uma nota de crédito tem dois status: Rascunho e Emitida. O status determina se o documento pode ser editado e se afeta o montante em dívida.
Rascunho
Um rascunho é uma nota de crédito que ainda não foi confirmada e não afeta as liquidações com o cliente.
Enquanto o documento estiver neste status, pode:
editar os seus detalhes;
adicionar, modificar ou eliminar itens de linha;
alterar montantes;
eliminar a nota de crédito.
Nota: Enquanto a nota de crédito tiver o status Rascunho, o saldo pendente da fatura e o saldo do pagador permanecem inalterados.
Emitida
O status Emitida significa que a nota de crédito foi finalizada e que o montante foi contabilizado nas liquidações.
Dependendo da forma como a nota de crédito foi criada:
se criada a partir de uma fatura, o saldo pendente dessa fatura é reduzido;
se criada sem uma fatura, o montante é creditado no saldo do pagador.
Uma vez emitida, uma nota de crédito não pode ser editada. Mais especificamente, não é possível alterar as partidas individuais, os montantes, o número do documento ou a ligação a uma fatura, nem alterar a forma como foi criada.
Cancelada
O status «Cancelada» significa que a nota de crédito emitida foi anulada e já não afeta as liquidações com o cliente.
O que acontece após o cancelamento:
se a nota de crédito tiver sido criada a partir de uma fatura, o saldo pendente dessa fatura reverte para o seu valor anterior (aumentado pelo montante da nota de crédito cancelada);
se a nota de crédito tiver sido criada sem uma fatura, o montante é deduzido do saldo do pagador
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
É possível associar uma fatura a uma nota de crédito que tenha sido criada sem uma fatura? Não. Uma vez criada, uma fatura não pode ser anexada, desanexada ou substituída.
O montante da fatura altera-se após a emissão da nota de crédito? Não. O montante total e as partidas individuais da fatura permanecem inalterados; apenas o saldo em dívida é reduzido.
Posso alterar a entidade jurídica ou o cliente numa nota de crédito criada a partir de uma fatura? Não, estes campos estão bloqueados e não podem ser editados.
Como posso reembolsar um cliente? Através de uma transação financeira separada. Uma nota de crédito apenas regista o crédito.