Pode criar e emitir faturas para os seus clientes no RO App. As faturas não afetam o nível de estoque e os saldos da conta de dinheiro. Estes documentos registam o acordo do cliente para a ordem de serviço ou pagamento da venda.
Existem várias formas de emitir faturas no RO App.
Criar faturas na página Faturas
Navegue até à página Faturas e prima o botão + Fatura.
Se necessário, selecione uma entidade jurídica para a conta. Se tiver uma entidade jurídica predefinida, ela será selecionada automaticamente neste campo. Depois de criada uma fatura, não será possível adicionar ou alterar a entidade jurídica.
Selecione um cliente existente ou crie um novo. Se o cliente for um pagador, desmarque a caixa de verificação “O pagador é o mesmo que o cliente”.
Se o cliente não for um pagador, desmarque a conta e especifique um pagador existente ou crie um novo.
Se já tiver especificado um cliente, a organização especificada por este contacto será apresentada em primeiro lugar no campo Pagador.
Se já tiver especificado uma organização no campo Pagador e o campo do Cliente estiver vazio, verá primeiro as pessoas desta organização no campo Cliente.
Selecione um método de pagamento e altere a data da fatura e a data de vencimento, se necessário.
Selecione o formato de apresentação das ordens de serviço na fatura, caso este não esteja definido por predefinição nas configurações gerais da fatura.
Preencher o campo Adicionar Ordens de Serviço selecionar um número da lista. Desta forma, o sistema adiciona automaticamente todos os produtos e serviços à fatura a partir da ordem de serviço selecionada. É possível adicionar várias Ordens de Serviço à mesma fatura.
Selecione ou adicione novos produtos, ou serviços à sua fatura no campo Adicionar trabalhos, serviços, produtos. Se necessário, adicione um comentário ao produto ou serviço. Ao adicioná-lo, selecione o tipo de comentário — público ou privado. O comentário privado é visível apenas no sistema e destina-se ao uso interno. O comentário público será exibido ao imprimir a fatura.
Configure descontos e escreva um comentário, se necessário.
Especificar o gestor responsável.
Clique em Criar.
Criar uma fatura a partir de uma Ordens de Serviço
1. Abrir uma ordem de serviço e clicar em + Fatura no Guia Pagamentos e faturas.
A nova fatura adicionará automaticamente o cliente e o pagador (se tiverem sido especificados na encomenda), bem como os serviços e mercadorias da encomenda. Se necessário, pode adicionar um pagador à fatura, desmarcando a caixa de verificação “O pagador é o mesmo que o cliente” e selecionando ou criando um novo pagador.
2. Selecione um método de pagamento e altere a data da fatura e a data de vencimento da fatura, se necessário.
É possível adicionar mais ordens de serviço à mesma fatura. Para o fazer, digite o número da ordem de trabalho ou o código de barras no campo Adicionar ordens de serviço e clique em Enter.
3. No campo Adicionar trabalhos, serviços, produtos, pode selecionar bens e serviços adicionais.
Se um serviço tiver uma unidade de medida baseada na duração (horas, dias, etc.), pode configurar o sistema para que conte automaticamente a sua duração como uma quantidade ao adicionar o serviço a uma fatura. Para tal, ative a configuração correspondente em Configurações > Preços e Descontos.
4. Se necessário, especifique um desconto ou adicione um comentário.
5. Especificar o gestor responsável.
6. Clique em Criar.
Criar faturas na página Ordens de serviço
1. Aceda à página Ordens de serviço.
2. Selecione as ordens de serviço na coluna Caixa de verificação da tabela Ordens de serviço, clique em Mais ações > Criar fatura.
3. Especifique um cliente existente ou crie um novo, selecione um método de pagamento e uma data de emissão.
Se todas as ordens de serviço selecionadas tiverem o mesmo cliente, este será automaticamente adicionado à fatura. Se o Pagador for especificado na ordem de serviço, esta pessoa será um pagador na fatura. Se necessário, pode adicionar um pagador à fatura, desmarcando a caixa de verificação “O pagador é o mesmo que o cliente” e selecionando ou criando um novo pagador
4. Preencher o campo Adicionar ordens de serviço com o número da ordem de serviço e clicar em Enter. Desta forma, o sistema adiciona automaticamente todos os produtos e trabalhos à fatura a partir da ordem de serviço selecionada. É possível adicionar várias ordens de serviço à mesma fatura.
5. Selecione ou adicione novos produtos, ou serviços à sua fatura no campo Adicionar trabalhos, serviços, produtos.
6. Configure os descontos e escreva um comentário, se necessário.
7. Especificar o gestor responsável.
8. Clique em Criar.
Pode ver as suas faturas na página Faturas. Por predefinição, têm o estado Rascunho. Clique no estado para o alterar para Definido, Pago ou Cancelado.
Quando muda para o status “Pago”, abre-se a janela para criar um recibo.
Tem de selecionar a forma de pagamento e o balcão de conta para o recibo. Depois disso, clique em “Criar”.
A fatura paga será apresentada na conta com o número da fatura para a qual o pagamento foi efectuado.
A funcionalidade «Faturas» foi concebida para processar transações o mais rapidamente possível, com um número mínimo de cliques. Devido ao seu enfoque na rapidez, a funcionalidade «Faturas» apresenta certas limitações no que diz respeito aos métodos de pagamento. Não suporta:
pagamentos combinados ou mistos (por exemplo, parte em dinheiro e o restante com cartão);
pré-pagamento ou pós-pagamento;
pagamentos parciais.
Dica: Se a sua transação envolver condições de pagamento complexas ou uma combinação de diferentes tipos de pagamento, utilize a funcionalidade Ordens de Serviço — esta oferece total flexibilidade na gestão das suas finanças.
Pagamento parcial e total de uma fatura
Pagamento parcial
Abra a fatura e selecione + Pagamento no menu Ações.
Introduza o montante a pagar relativo à fatura.
Depois de criado, o pagamento aparecerá no montante total com um sinal de menos.
Pode utilizar qualquer forma de pagamento, independentemente da especificada na fatura. Esta opção não está disponível para faturas nos grupos Pagas e Canceladas.
Pagamento total
Se transferir uma fatura para o grupo «Pago» e o saldo pendente for superior a 0, abre-se uma caixa de diálogo de pagamento total. Esta apresenta as partidas individuais, o montante total e o montante que ainda falta pagar na totalidade. Pode selecionar qualquer forma de pagamento ou creditar o pagamento no saldo do utilizador.
Se o montante total dos pagamentos exceder o montante da fatura, abre-se uma janela de reembolso. Pode pagar o reembolso diretamente ao cliente ou creditá-lo no seu saldo.
Pagamentos de ordens de serviço
Se já tiver sido efetuado um pagamento (pré-pagamento ou pagamento integral) relativo à ordem de serviço especificada na fatura, este é incluído no montante total e tido em conta ao criar um novo pagamento.
Imprimir e enviar faturas
Abra a janela de diálogo da fatura. No canto superior direito, verá três botões:
Prima o botão 🖨️ para imprimir um documento de faturação
Clique em Exportação para obter o documento de faturação como um ficheiro PDF
Clique no botão envelope para enviar um e-mail. Pode anexar documentos ao e-mail usando modelos criados na secção Configurações > Modelos de impressão. Ao enviar, o endereço de e-mail do perfil do cliente é substituído automaticamente, e o assunto e o texto da mensagem podem ser editados, se necessário.
O envio do e-mail será registado no feed de eventos da fatura.
Configurar faturas
Também pode alterar o modelo de numeração da fatura na página Configurações > Geral, na secção Faturas.
Preencha o campo de um modelo de numeração de fatura utilizando símbolos, juntamente com os seguintes valores variáveis disponíveis:
{C} - representa o contador da Fatura;
{D} - o dia atual;
{M} - mês;
{Y} - ano.
Os valores da variável {C} podem ser configurados.
Exemplo: {C:3} representa o contador de Faturas com 3 caracteres, começando por zero (001, 002, 003, etc.).
O mesmo pode ser feito para configurar um contador de numeração das suas faturas. Basta clicar no exemplo do número da fatura e preencher o campo do contador com o valor necessário.
Especifique o número de dias em que a fatura é válida a partir da data de emissão. É possível modificar a data de vencimento manualmente ao criar uma nota fiscal.
Como editar uma fatura?
Depois de criar uma fatura, pode editá-la. Para editar o documento, é necessário configurar o direito de acesso “Pode editar facturas” na página Configurações > Funcionários > Funções.
Pode alterar:
- Alterar o cliente e o pagador;
- Escolher uma forma de pagamento diferente;
- Data das Faturas e data de vencimento;
- Selecionar um número de encomenda diferente;
- Alterar a lista de obras;
- Alterar o preço e a quantidade de mercadorias no documento, clicando no lápis ou fazendo duplo clique no preço ou na quantidade.
Como eliminar uma fatura
Para eliminar uma fatura, clique no seu número e prima o botão eliminar.
As faturas eliminadas podem ser restauradas no relatório de registo de atividades.
Para tal, gere um relatório para o evento Fatura eliminada. Localize a fatura eliminada e clique em Restaurar.