Для початку переконайтеся, що ваші облікові записи в RO App і Xero підключені. У цій статті ви дізнаєтеся, як інформація передається і оновлюється в обох напрямках.
☝️ Ця інструкція передбачає, що ви вже маєте діючий акаунт Xero.
Як передаються рахунки
Рахунки та платежі в них з RO App можуть бути автоматично або вручну надіслані до Xero.
Коли ви створюєте рахунок в RO App і встановлюєте його статус, налаштований в параметрах інтеграції, він автоматично надсилається на ваш обліковий запис Xero. Ви також можете вручну переслати рахунок в будь-якому статусі, якщо він ще не синхронізований. Для цього натисніть Дії > Синхронізувати рахунок. Це одноразова дія.
Натисніть на піктограму Xero, щоб:
відкрити рахунок в Xero, натиснувши на ідентифікатор транзакції;
перевірити дату його створення;
перевірити дату останнього оновлення;
оновити рахунок.
Ви можете переглянути всі синхронізовані рахунки на сторінці Sales > Invoices в Xero.
Наступна інформація передається з RO App до рахунків Xero:
Клієнт: ім'я, прізвище, електронна адреса, номер телефону;
Дата виставлення рахунку:
Кінцевий термін рахунку;
Товари та послуги: назва товару або послуги, кількість, ціна, сума, податок (якщо правильно вказано в налаштуваннях інтеграції).
Якщо платник відрізняється від клієнта, до рахунку Xero буде передана тільки інформація про платника.
Зверніть увагу: базова валюта у вашому обліковому записі Xero автоматично встановлюється як валюта обраної країни. Ви можете змінити її для кожного рахунку окремо в Xero, поки він має статус «Чернетка». Ви також можете додати кілька іноземних валют до свого облікового запису Xero.
Як товари та послуги синхронізуються між системами
Якщо ви вже створили всі послуги та товари в Xero, ми рекомендуємо експортувати їх та імпортувати в RO App.
Зверніть увагу, що ви імпортуєте продукти та послуги зі сторінок Моя компанія > Продукти та Моя компанія > Послуги.
Якщо ви не створили продукти та послуги в Xero, вони будуть автоматично створені там, коли ви перешлете рахунки з RO App. З RO App до Xero передається тільки назва товару.
Налаштування нумерації рахунків
Усі рахунки, перенесені з RO App до Xero, будуть пронумеровані відповідно до налаштувань Xero.
Щоб змінити їх:
1. Перейдіть до Settings > Invoice Settings.
2. Відкрийте Default Settings.
3. Змініть налаштування нумерації, заповнивши поля Invoice Prefix і Next Number.
Поле Invoice Prefix можна залишити порожнім, але поле Next Number є обов'язковим для заповнення. Наступний рахунок, який ви створите в системі або яка буде перенесена з Xero, почнеться з вказаного номера.
4. Збережіть зміни.
Тепер ви можете змінити номер кожного окремого рахунку, відкривши рахунок та відредагувавши його номер, щоб він відповідав номеру, який ви маєте в RO App.
Як працює оновлення рахунків
Після синхронізації рахунку подальші зміни в його даних також будуть автоматично синхронізовані після збереження оновлення. Статус та дата синхронізації будуть оновлені відповідно.
Зміни в кількості та сумі доданих позицій синхронізуються в обох напрямках.
Якщо ви вносите та зберігаєте зміни в рахунку в Xero, його статус у RO App автоматично оновлюється відповідно до ваших налаштувань інтеграції. Те саме стосується і анулювання рахунку — його статус у RO App зміниться відповідно.
☝️ Переконайтеся, що правила передачі статусу налаштовані правильно, щоб вони могли переходити між собою без обмежень.
Наступні оновлення синхронізуються тільки тоді, коли вони зроблені в RO App:
Назва позиції
Список позицій (додані або видалені позиції)
Клієнт
Дата виставлення рахунку
Кінцевий термін рахунку
Зверніть увагу, що зміни, внесені в профілі контактів/платників, профілі продуктів/послуг/робіт або профілі юридичних осіб, не будуть передані автоматично, якщо оновлення не зроблені безпосередньо в рахунку.
Наприклад, якщо ви зміните клієнта в рахунку, це оновлення буде успішно синхронізовано з Xero. Однак, якщо ви зміните лише номер телефону клієнта в профілі клієнта, ця зміна не буде синхронізована.
Як переказуються платежі
Коли ви створюєте платіж для синхронізованого рахунку в RO App, система автоматично додає відповідний платіж до відповідного рахунку Xero, зберігаючи ту саму суму та дату.
Те саме працює і в зворотному напрямку — коли користувач створює платіж для синхронізованого рахунку в Xero, система автоматично додає відповідний платіж в RO App. Усі такі платежі зараховуються на рахунок, визначений у налаштуваннях інтеграції.
Переконайтеся, що платіж покриває повну суму рахунку в одній транзакції, щоб він правильно синхронізувався з RO App і викликав будь-які пов'язані зміни статусу. Якщо загальна сума сплачується декількома частковими платежами, платіж не буде синхронізований, а статус рахунку залишиться незмінним.
Зміни або видалення платежів не передаються між системами.