Nachdem Sie Ihren WooCommerce-Shop verbunden haben, können Sie importierte Aufträge, Produkte und Kunden direkt im System bearbeiten.
❓ Erfahren Sie, wie Aufträge aus E-Commerce-Integrationen funktionieren:
wie Sie Aufträge nach Plattform filtern können;
wie Sie den Namen des Geschäfts und die Details des Auftrags anzeigen können;
wie Sie Aufträge manuell mit der Plattform synchronisieren können;
welche zusätzlichen Daten in einem importierten Auftrag verfügbar sind.
Aufträge importieren
Sobald die Synchronisierung eingerichtet ist, wird jeder neue Auftrag aus WooCommerce automatisch in RO App mit dem Auftragstyp angelegt, den Sie bei der Einrichtung ausgewählt haben. Wenn für bestimmte Felder im Formular dieses Auftragstyps Standardwerte festgelegt sind und keine Daten von der Plattform in diese Felder übertragen werden, werden sie automatisch mit den Standardwerten ausgefüllt.
⚠️Wichtig: Um mit synchronisierten Aufträgen arbeiten zu können, muss für die Mitarbeiter die Berechtigung „Produkte ohne Abzug hinzufügen” aktiviert sein.
Von WooCommerce an die RO App übertragene Auftragsdaten:
Auftragsnummer – diese Daten werden in dem Auftrag selbst angezeigt.
Erstellungsdatum – das Datum, an dem der Auftrag auf der WooCommerce-Plattform erstellt wurde.
Kunde – Vorname, Nachname, Telefonnummer, Adresse und E-Mail-Adresse des Kunden.
Bestellartikel – zur Bestellung hinzugefügte Produkte, deren Menge und Preis.
Bestellbetrag – die Gesamtkosten aller Produkte im Auftrag.
Siehe Screenshots unten 📸
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☝️ Bitte beachten Sie: Die Währung für Produkte auf WooCommerce muss mit der in der RO App eingestellten Währung übereinstimmen. Das heißt, wenn Sie mit Produkten arbeiten, deren Preise in Dollar angegeben sind, sollten Sie diese in der WooCommerce-Produktkarte in Euro umrechnen, bevor Sie dieses Produkt zum Auftrag hinzufügen.
Die Daten in einem synchronisierten Auftrag in der RO App werden automatisch aktualisiert, wenn Änderungen in WooCommerce vorgenommen werden.
❗Aufträge ohne hinzugefügte Produkte oder Kunden werden nicht in die RO App übertragen.
Steuersynchronisierung
Die Steuerart wird durch das Attribut „Compound“ in WooCommerce bestimmt:
Compound-Steuern in WooCommerce entsprechen den exklusiven Steuern in der RO App;
Nicht-Compound-Steuern in WooCommerce entsprechen den inklusiven Steuern in der RO App.
Wichtig: Die Steuersynchronisierung funktioniert nur in eine Richtung – von WooCommerce zur RO App. Direkt in der RO App vorgenommene Steueränderungen werden nicht an WooCommerce übertragen und haben keinerlei Auswirkungen darauf.
Wenn Sie in einem WooCommerce-Auftrag einen neuen zugeordneten Steuersatz anwenden oder einen bestehenden vollständig löschen, wird diese Änderung bei der Synchronisation der Aufträge automatisch in der RO App übernommen. Anschließend sollten Sie den Bestellungsbetrag in der RO App überprüfen und gegebenenfalls manuell anpassen, da die Berechnung vom Steuertyp (verschachtelt oder angewendet) und der Priorität des Steuersatzes beeinflusst wird.
Wenn Sie jedoch lediglich einen bestehenden Steuersatz in WooCommerce bearbeiten (beispielsweise durch Ändern des Prozentsatzes oder des Namens), wird diese Änderung nicht automatisch in der RO App angezeigt. In diesem Fall müssen Sie den Produktpreis in der RO App manuell anpassen, damit die Beträge in beiden Systemen übereinstimmen.
Wenn Sie eine Steuer in WooCommerce deaktivieren, während aktive Aufträge mit dieser Steuer vorliegen, wird sie lediglich nicht mehr auf neue Aufträge angewendet. Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, deaktivieren Sie diese Steuer gleichzeitig in beiden Systemen – sowohl in WooCommerce als auch in der RO App.
Beispiel: Wie Steuern in die RO App übertragen werden
Beispiel: Wie Steuern in die RO App übertragen werden
Betrachten wir eine Situation, in der der Preis eines Produkts in WooCommerce mit 1000,00 angegeben ist und zwei Steuersätze konfiguriert sind: 10 % (zusammengesetzt, in der RO App als Steuer ohne Mehrwert eingerichtet) und 20 % (nicht zusammengesetzt, in der RO App als Steuer inklusive Mehrwert eingerichtet).
Wenn in WooCommerce „Yes, I will enter prices inclusive of tax“ ausgewählt ist:
Der eingegebene Preis von 1.000,00 gilt als Endpreis – er enthält bereits beide Steuern. WooCommerce berechnet daraus den Nettopreis des Produkts – 757,58. Anschließend wird auf Basis dieses Nettopreises eine 20-prozentige Steuer inklusive berechnet – 151,52 – und die 10-prozentige Steuer exklusive wird auf Basis des Gesamtbetrags (757,58 + 151,52) berechnet, was 90,91 ergibt.
In der RO App wird der Artikelpreis als Nettopreis zuzüglich der Steuer angezeigt, d. h. 757,58 + 151,52 = 909,10. Die 10-prozentige Steuer wird separat zu diesem Betrag hinzugerechnet: 909,10 + 90,91 = 1.000,00. Die Gesamtsumme des Auftrags ist in beiden Systemen gleich – 1.000,00.
Wenn in WooCommerce „No, I will enter prices exclusive of tax“ ausgewählt wird:
Der eingegebene Preis von 1.000,00 gilt als Netto-Grundpreis des Produkts ohne Steuern. Die 20-prozentige Steuer wird auf Basis dieses Grundpreises berechnet und beträgt 200,00. Die 10-prozentige Steuer wird auf Basis des Gesamtbetrags (1.000,00 + 200,00) berechnet und beträgt 120,00.
In der RO App wird der Artikelpreis als Nettopreis zuzüglich der enthaltenen Steuer angezeigt: 1.000,00 + 200,00 = 1.200,00. Die 10-prozentige Steuer wird zusätzlich hinzugerechnet: 1.200,00 + 120,00 = 1.320,00. Das bedeutet, dass der Gesamtbetrag für Aufträge nun höher ist als der von Ihnen eingegebene Produktpreis –1.320,00.
Bitte beachten Sie: Wenn in WooCommerce die Option „No, I will enter prices exclusive of tax“ ausgewählt ist, wird der Produktpreis in WooCommerce ohne die bereits enthaltene (nicht zusammengesetzte) Steuer angezeigt, während in der RO App der Artikelpreis bereits inklusive der Steuer angezeigt wird. Daher sieht der Preis pro Artikel in diesen beiden Systemen unterschiedlich aus – dies ist kein Synchronisationsfehler, sondern eine Besonderheit der jeweiligen Darstellung des Produktpreises in den Systemen. Die endgültige Gesamtsumme für Aufträge wird in beiden Systemen korrekt berechnet.
Bestellstatus-Aktualisierungen
Wenn der Status eines solchen Auftrags in RO App aktualisiert wird, ändert sich der Status auch in demselben Auftrag auf WooCommerce entsprechend den konfigurierten Entsprechungen zwischen den Status.
Der Status „Completed” auf der WooCommerce-Plattform wird nicht gesetzt, wenn die Produkte in dem Auftrag in RO App nicht abgeschrieben sind.
Importieren von Produkten
Alle neuen Produkte mit einem eindeutigen Code, die einem Auftrag in WooCommerce hinzugefügt wurden, werden zusammen mit dem Auftrag in den Katalog der RO App importiert.
Das System vergleicht importierte Produkte mit denen, die bereits in Meinem Unternehmen vorhanden sind, anhand des in den Integrationseinstellungen im Feld „Produkte identifizieren nach“ festgelegten Werts (Name, SKU oder Produkt-ID). Wenn die Werte übereinstimmen, wird das Produkt nicht dupliziert.
Die Produkt-SKU wird in das Feld „SKU“ und die Produkt-ID in das Feld „Code“ übertragen. Außerdem werden die Daten in den Feldern „Name“ und „Beschreibung“ importiert.
Siehe Screenshots unten 📸
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Für alle Artikel wird die Maßeinheit auf „Stück“ gesetzt, unabhängig von den Einstellungen in Ihrem WooCommerce-Konto.
Wenn die Kategorie des importierten Produkts bereits in der RO App vorhanden ist, wird die vorhandene Kategorie verwendet; wenn nicht, wird eine neue Kategorie erstellt.
Wenn eine Kategorie eine hierarchische Struktur hat, wird in RO App nur die unterste verschachtelte Kategorie verwendet, zu der das Produkt gehört.
Wenn ein Produkt zu mehreren Kategorien derselben Ebene gehört, wird diejenige verwendet, die in der Liste der WooCommerce-Kategorien weiter oben steht (die Liste ist alphabetisch sortiert).
Wenn das Produkt zu Kategorien unterschiedlicher Verschachtelungsebenen gehört, wird die allgemeinere verwendet – diejenige, die in der Hierarchie weiter oben steht.
Auch Produktfotos werden importiert:
Es werden bis zu 9 Fotos importiert: ein Hauptfoto und bis zu 8 weitere Fotos. Befinden sich mehr als 9 Fotos auf der Plattform, importiert das System die ersten 9 in der Reihenfolge, in der sie von der Plattform bereitgestellt werden.
Wenn die Plattform ein Hauptfoto ausdrücklich kennzeichnet, bleibt diese Kennzeichnung beim Import erhalten. Wenn die Plattform kein Hauptfoto separat kennzeichnet, wird das erste Foto in der übermittelten Liste automatisch zum Hauptfoto.
Fotos, die die Format- oder Größenanforderungen nicht erfüllen, werden automatisch übersprungen – dies hat keinen Einfluss auf die Produkterstellung oder den Abschluss der Synchronisierung.
Wichtig: Die Fotosynchronisierung erfolgt nur einmal – zum Zeitpunkt der Produkterstellung. Nachfolgende Änderungen an Fotos auf der ursprünglichen Plattform (Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen) werden nicht automatisch in das System übertragen. Ebenso werden Änderungen an Fotos in RO App nicht in Ihrem WooCommerce-Shop übernommen.
Produkte aus WooCommerce werden als nicht abgezogene Artikel zum Auftrag hinzugefügt, wobei ihre Menge und ihr Preis beibehalten werden.
Wenn Sie die Menge der Produkte in einem Auftrag in WooCommerce bearbeiten, bevor sie in der RO App abgezogen werden, werden die Daten synchronisiert und in dem entsprechenden RO App-Auftrag aktualisiert. Nach der Abschreibung werden Änderungen nicht mehr übertragen.
Importieren von Kunden
Zusammen mit dem Auftrag wird auch der Kunde in die Datenbank der RO App importiert. Der Vorname, Nachname, die Telefonnummer, Adresse und E-Mail-Adresse des Kunden werden übertragen.
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Wenn Ihre RO App-Kontaktdatenbank bereits einen Kontakt mit derselben Telefonnummer oder E-Mail-Adresse enthält, wird dieser beim Import des Auftrags automatisch als Kunde ersetzt und nicht dupliziert.
Die Telefonnummer des Kunden auf der WooCommerce-Plattform wird aus den Versand- oder Rechnungsinformationen im Auftrag selbst übernommen. Wenn sowohl die E-Mail-Adresse als auch die Telefonnummer fehlen, wird der Kunde nicht angelegt und der Auftrag wird nicht importiert.
Sie können auch die Einstellungen bearbeiten oder löschen.