Wiele procesów serwisowych opiera się na pamięci pracownika: co sprawdzić przy przyjęciu, co odnotować przed wydaniem, jakie zdjęcia zrobić. Checklisty przenoszą te kroki do RO App: raz opisujesz przebieg kontroli w szablonie, a zespół przeprowadza ją tak samo w każdym zleceniu.
Na przykład przy przyjęciu auta do serwisu mechanik przechodzi checklistę oględzin: odnotowuje stan nadwozia, poziom paliwa i wyposażenie oraz dodaje zdjęcia. Jeśli klient będzie mieć później pytania, wystarczy otworzyć zlecenie i zobaczyć, kto, kiedy i z jakim wynikiem wypełnił każde pole.
Kreator szablonów w ustawieniach
Checklisty powstają z szablonów, które tworzysz na poziomie firmy – w nowej sekcji Ustawienia → Checklisty.
Każdy szablon składa się z kroków, w kroku znajdują się sekcje, a w sekcjach – pola, które wypełnia pracownik. Dla każdego pola wybierasz typ:
tekst jednowierszowy – na krótką odpowiedź;
tekst wielowierszowy – na rozbudowany komentarz;
wynik kontroli – ze statusami "Pomyślnie", "Niepomyślnie", "Uwaga" lub "Nieznane";
wielokrotny wybór – kilka opcji spośród wcześniej zdefiniowanych, na przykład wykryte usterki;
menu rozwijane – jedna opcja spośród wcześniej zdefiniowanych;
przesyłanie pliku – zdjęcie stanu, skan dokumentu;
data – gdy trzeba odnotować konkretny dzień, na przykład datę kolejnego przeglądu.
Poza samymi polami szablon ma jeszcze trzy ustawienia:
dostępność – szablon działa dla wszystkich typów zleceń albo tylko dla wybranych, dzięki czemu diagnostyka i naprawa gwarancyjna mogą mieć różne checklisty;
notatki i załączniki – można je włączyć w dowolnej sekcji, aby pracownik dodał komentarz lub zdjęcie tam, gdzie nie ma osobnego pola;
kolejność – kroki, sekcje i pola można przeciągać, aby checklista odzwierciedlała rzeczywisty przebieg kontroli.
Edycja szablonu wpływa tylko na nowe checklisty. Te już utworzone w zleceniach pozostają bez zmian: to, co wypełniono w zeszłym miesiącu, nie zostanie nadpisane wstecz.
Praca z checklistami w zleceniu
W zleceniu checklisty są dostępne zarówno do pracy, jak i do szybkiej kontroli:
zakładka "Checklisty" – dostępna, jeśli dla tego typu zlecenia istnieje przynajmniej jeden aktywny szablon. Są tu wymienione wszystkie checklisty zlecenia wraz z nazwą, statusem, autorem oraz datami utworzenia i zakończenia. Stąd też pracownik z odpowiednim uprawnieniem uruchamia checklistę przyciskiem "Dodaj checklistę";
znacznik statusu w oknie zlecenia – pod nim system pokazuje niezakończone checklisty, więc menedżer nie musi otwierać zakładki, aby sprawdzić, czy w zleceniu pozostały niewykonane prace.
Uprawnienia do pracy z checklistami
W uprawnieniach roli, które znajdziesz w sekcji Ustawienia → Pracownicy → Role, pojawiły się cztery osobne uprawnienia:
tworzenie checklist;
edytowanie checklist;
usuwanie checklist.
Dostęp do samej sekcji z szablonami reguluje osobne uprawnienie: kreator zobaczą tylko te role, którym go udostępnisz.
Checklisty zlecenia może przeglądać każdy, kto ma dostęp do samego zlecenia.
Checklisty są dostępne począwszy od planu Business.
Więcej o tworzeniu szablonów i typach pól przeczytasz w instrukcji konfiguracji checklist, a o ich wypełnianiu – w instrukcji pracy z checklistami w zleceniu.
Jeśli pojawią się pytania lub potrzebna będzie pomoc przy konfiguracji checklist – napisz do nas na czacie wsparcia, jesteśmy zawsze do dyspozycji.