O módulo "Faturas" tem um novo tipo de documento – a nota de crédito. Regista a redução do valor que o cliente tem de pagar como um documento à parte, com número e estado próprios. A fatura emitida mantém-se inalterada.
Por exemplo, emitiu uma fatura a um cliente pela manutenção de um equipamento e, mais tarde, acordou um desconto devido ao atraso nos trabalhos. Antes, teria de editar a própria fatura: o valor original desapareceria do documento e o motivo do ajuste não ficaria visível em lado nenhum. Agora, a fatura mantém-se tal como foi emitida e o desconto é aplicado através de uma nota de crédito – na fatura veem-se o valor original, o ajuste e o saldo restante.
Juntamente com as notas de crédito, melhorámos o trabalho com pagamentos: as faturas podem ser pagas por partes, os pagamentos das ordens são tidos em conta automaticamente e todos os pagamentos e ajustes ficam reunidos num só lugar.
Duas formas de criar uma nota de crédito
Na página de faturas, passou a existir um separador próprio, "Notas de crédito". Nele funcionam os mesmos filtros, colunas e ordenação que na lista de faturas e, para cada nota de crédito, vê-se a fatura a que pertence, se existir essa ligação.
A forma de criação determina aquilo em que a nota de crédito vai ter impacto.
A partir de uma fatura – através da opção "Nota de crédito" no menu "Ações" da fatura pretendida. A nota de crédito fica imediatamente associada a ela e a entidade jurídica, o cliente, o pagador e as linhas são transferidos automaticamente. Só tem de indicar as linhas e o valor do ajuste. Esta opção é útil quando precisa de ajustar uma fatura específica: o cliente devolveu parte dos artigos, foi concedido um desconto depois da emissão ou foi detetado um erro na quantidade. Esta ação não está disponível para faturas pagas ou canceladas.
Sem fatura – com o botão "+ Nota de crédito" no separador "Notas de crédito". A entidade jurídica, o cliente, o pagador e as linhas são escolhidos por si. É prático quando a nota de crédito não está relacionada com uma fatura específica – por exemplo, se se tratar de uma compensação ao cliente por algum incómodo ou de um bónus para um parceiro habitual.
Atenção: nas linhas da nota de crédito, o campo "Preço" indica o valor do ajuste por unidade e não o novo preço do produto ou serviço. Se a nota de crédito for criada a partir de uma fatura, este campo é preenchido inicialmente com o preço da fatura – mantenha-o para reduzir o valor em dívida no montante total da linha ou indique um valor inferior.
Como a nota de crédito afeta a fatura e o saldo
Uma nova nota de crédito é criada como rascunho: pode editá-la ou eliminá-la, e ainda não altera nenhum valor. Só tem impacto na fatura ou no saldo depois de alterar o seu estado para "Emitido". A partir daí, a nota de crédito fica bloqueada e já não pode ser editada, e o seu valor é aplicado consoante a forma como foi criada:
uma nota de crédito criada a partir de uma fatura reduz o saldo restante dessa fatura. As linhas e o total da fatura não se alteram – o ajuste aparece na fatura numa linha à parte, com o número da nota de crédito e um valor negativo;
uma nota de crédito criada sem fatura é creditada no saldo do pagador – ou do cliente, se o pagador e o cliente forem a mesma pessoa.
Se cancelar uma nota de crédito emitida, o seu valor deixa de ser tido em conta na fatura ou no saldo.
O total de todas as notas de crédito de uma fatura não pode exceder o valor dessa fatura. A nota de crédito não devolve dinheiro ao cliente: para isso é necessária uma operação financeira à parte.
Os números das notas de crédito são gerados com base num modelo próprio e num contador separado. O modelo configura-se da mesma forma que para as faturas: comum a toda a empresa ou próprio para cada entidade jurídica.
Pagamento de faturas por partes
Já não é obrigatório pagar uma fatura de uma só vez. Para registar um pagamento parcial, selecione "+ Pagamento" no menu "Ações" da fatura e indique o valor. Pode usar qualquer método de pagamento, mesmo que na fatura esteja indicado outro. Por exemplo, o cliente pagou metade em numerário na entrega do equipamento e o resto por transferência uma semana depois – ambos os pagamentos ficam visíveis na fatura.
Por baixo do total da fatura surgiu o bloco "Saldo restante": nele aparecem, com sinal de menos, todos os pagamentos e notas de crédito, para que se veja logo quanto já foi pago e quanto falta.
Os pagamentos das ordens são tidos em conta na fatura. Se o cliente já tiver feito um pagamento antecipado ou o pagamento total de uma ordem incluída na fatura, este aparece automaticamente no bloco "Saldo restante" – e o cliente só terá de pagar a diferença.
Se alterar o estado da fatura para um do grupo "Pago", mas o cliente ainda não tiver pago a totalidade, abre-se a janela de pagamento do valor em falta. Pode pagá-lo como habitualmente ou a partir do saldo do cliente. Se tiver sido recebido mais do que o necessário, o sistema propõe devolver o excesso ao cliente ou creditá-lo no respetivo saldo – tal como acontece nas ordens.
Saiba mais sobre a criação de notas de crédito e o seu impacto nas faturas e nos saldos no guia de utilização das notas de crédito.
Tem perguntas ou sugestões sobre o trabalho com faturas? Estamos sempre disponíveis no chat de suporte.