O QuickBooks Online é um software de contabilidade baseado na nuvem que ajuda as empresas a gerir as suas finanças, rastrear despesas, enviar facturas e gerar relatórios em tempo real.
Integrar a sua conta QuickBooks com a RO App ajuda-o a manter os seus dados financeiros precisos e actualizados sem introdução manual. Uma vez ligado, as facturas e os pagamentos podem sincronizar-se automaticamente entre os dois sistemas, salvando tempo e reduzindo erros. Siga estes passos para ligar a sua conta QuickBooks e configurar como a integração irá funcionar na RO App.
Passo 1. Conectar à conta do QuickBooks
Se já tiver a integração antiga do QuickBooks Online habilitada, desative-a antes de configurar a nova.
1. Vá a Configurações > Integrações, encontre QuickBooks Online (2-way) na secção Faturação e clique em Configurar.
2. Clique em Conectar ao QuickBooks Online (2-way).
3. Na janela pop-up, inicie sessão na sua conta QuickBooks e conceda todas as permissões necessárias.
4. Marque a caixa Ativar a integração.
Só pode ligar-se a uma conta no Quickbooks de cada vez. Esta conta será utilizada para todas as operações desta empresa, pelo que não é necessário que cada funcionário inicie sessão na sua própria conta.
Para voltar a ligar a mesma conta ou ligar uma conta diferente do QuickBooks, clique em Reconectar ao Quickbooks.
Depois de a conta estar ligada, vamos configurar como a integração irá funcionar no RO App.
Passo 2. Configurar o envio de facturas e pagamentos
1. Escolha os status que acionam o envio automático de faturas para sua conta do QuickBooks. Funciona em todas as localizações.
❗ Se o status não for especificado nas Configurações, a fatura só será enviada se clicar em Sincronizar com Quickbooks no menu Ações da Fatura.
2. Selecione a conta onde os pagamentos criados no QuickBooks serão depositados. Apenas os pagamentos de facturas já sincronizadas serão creditados.
Passo 3. Mapear impostos
Na coluna “Código de imposto na RO App”, selecionar o imposto correspondente do sistema RO App. Pode adicionar e ajustar impostos na página Configurações > Finanças.
Na coluna “Código de imposto (ou nome do imposto) no QuickBooks Online (2-way)”, digite o código (nome) do imposto do sistema Quickbooks. O código (nome) de imposto pode ser encontrado no seu perfil pessoal na página Impostos.
Se utilizar mais do que um imposto, clique no botão + Adicionar imposto e ajuste a correspondência.
Pode configurar os impostos na página Sales tax > Sales tax settings na sua conta QuickBooks. Para adicionar impostos personalizados, clique na seta ao lado do botão Add agency e, em seguida, clique em Add custom rate.
Passo 4. Mapear eventos e status
Configurar o mapeamento de eventos entre as actualizações de facturas no QuickBooks e os status no RO App.
Existem três eventos disponíveis:
Invoice updated
Payment created
Invoice voided
Para cada evento, atribuir o status de fatura apropriado no RO App. Depois disso, quando um evento específico ocorrer numa fatura sincronizada no QuickBooks, a fatura correspondente no RO App mudará automaticamente para o status definido aqui.
Por exemplo, se a informação na fatura do QuickBooks for actualizada, o status desta fatura no RO App mudará para Em trabalho (Editado).
☝️ Certifique-se de que as regras de transferência de estado estão configuradas corretamente - ou seja, configure os estados de modo a que possam transitar entre si sem restrições; caso contrário, o mapeamento não funcionará corretamente.
Salvar as configurações. Feito! Agora a integração com o QuickBooks está configurada.
Em seguida, vamos descobrir como funciona e quais informações são transferidas.