Para começar, certifique-se de que a sua aplicação RO App e as suas contas Xero estão conectadas. Neste artigo, aprenderá como as informações são transferidas e mantidas atualizadas em ambas as direções.

☝️ Este guia pressupõe que já tem uma conta Xero ativa.

As faturas e os pagamentos na RO App podem ser enviados para o Xero de forma automática ou manual.

Quando cria uma fatura no RO App e define o seu status para um configurado nas definições de integração, esta será automaticamente enviada para a sua conta Xero. Também pode transferir a fatura manualmente em qualquer estado, se ainda não tiver sido sincronizada. Para isso, clique em Ações > Sincronizar fatura. É uma ação única.

Clique no ícone do Xero para:

Pode ver todas as faturas sincronizadas na página Sales > Invoices no Xero.

As seguintes informações são transferidas da aplicação RO App para as faturas do Xero:

Se o contacto do pagador for diferente do contacto do cliente, apenas as informações sobre o pagador serão transferidas para a fatura do Xero.

Observação: a moeda base na sua conta do Xero é definida automaticamente como a moeda do país selecionado. É possível alterá-la individualmente para cada fatura no Xero, enquanto ela estiver no status Draft. Também é possível adicionar várias moedas estrangeiras à sua conta do Xero.

Se já tiver todos os serviços e produtos criados no Xero, recomendamos exportá-los e importá-los para o RO App.

Note que pode importar produtos e serviços a partir das páginas Minha empresa > Produtos e Minha empresa > Serviços.

Se não tiver produtos e serviços criados no Xero, eles serão criados automaticamente quando transferir faturas da aplicação RO App. Apenas o nome do produto é transferido da aplicação RO App para o Xero.

Todas as faturas transferidas da aplicação RO App para o Xero serão numeradas de acordo com as definições do Xero.

Para alterar essas configurações:

1. Aceda a Settings > Invoice Settings.

2. Abra Default Settings

3. Altere as configurações de numeração preenchendo os campos Invoice Prefix e Next Number.

Pode deixar o campo Invoice Prefix em branco, mas o campo Next Number é obrigatório. A próxima fatura que criar no sistema ou que for transferida do Xero começará a partir do número indicado.

4. Guarde as alterações.

Agora, pode alterar o número de cada documento de fatura individual abrindo a fatura e editando o número da fatura para corresponder ao que tem na aplicação RO App.

Depois de uma fatura ser sincronizada, as alterações subsequentes aos seus dados também serão sincronizadas automaticamente após a atualização ser guardada. O status e a data da sincronização serão atualizados em conformidade.

As alterações à quantidade e ao montante dos itens adicionados são sincronizadas em ambos os sentidos.

Se fizer e salvar alterações numa fatura no Xero, o seu status na RO App será automaticamente atualizado com base nas suas definições de integração. O mesmo se aplica quando uma fatura é anulada — o seu status na RO App será alterado em conformidade.

☝️ Certifique-se de que as regras de transferência de status estão configuradas corretamente, para que possam transitar entre si sem restrições.

As seguintes atualizações são sincronizadas apenas quando feitas no RO App:

Observe que as alterações feitas nos perfis de contacto/pagador, perfis de produto/serviço/trabalho ou perfis de entidade jurídica não serão transferidas automaticamente, a menos que as atualizações sejam feitas diretamente na fatura.

Por exemplo, se alterar o cliente na fatura, esta atualização será sincronizada com sucesso para o Xero. No entanto, se alterar apenas o número de telefone do cliente no perfil do cliente, esta alteração não será sincronizada.

Quando cria um pagamento para uma fatura sincronizada no RO App, o sistema adiciona automaticamente um pagamento correspondente à fatura Xero correspondente, mantendo o mesmo montante e data.

O mesmo funciona ao contrário — quando um utilizador cria um pagamento para uma fatura sincronizada no Xero, o sistema adiciona automaticamente o pagamento correspondente no RO App. Todos esses pagamentos são creditados na conta definida nas configurações de integração.

Certifique-se de que o pagamento cobre o montante total da fatura numa única transação para que seja sincronizado corretamente com o RO App e acione quaisquer alterações de status relacionadas. Se o montante total for pago através de vários pagamentos parciais, o pagamento não será sincronizado e o status da fatura permanecerá inalterado.

As edições ou eliminações de pagamentos não são transferidas entre sistemas.