Com a integração do RO App e do QuickBooks, pode facilmente manter as suas faturas, produtos, serviços e pagamentos sincronizados entre os dois sistemas. Para começar, certifique-se de que as suas contas do RO App e do QuickBooks estão conectadas. Neste artigo, aprenderá como as informações são transferidas e mantidas atualizadas em ambas as direções.
☝️ Este guia pressupõe que já tem uma conta ativa no QuickBooks.
Como as faturas são transferidas
As faturas e os pagamentos nelas contidos do RO App podem ser enviados automaticamente e manualmente para o Quickbooks.
Quando cria uma fatura no RO App e define o seu status para um configurado nas definições de integração, ela será automaticamente enviada para a sua conta QuickBooks. Também pode transferir a fatura manualmente em qualquer estado, se ainda não tiver sido sincronizada. Para fazer isso, clique em Ações > Sincronizar fatura. É uma ação única.
O status da sincronização, juntamente com a data da última atualização, é apresentado na parte superior da página da fatura, ao lado do número da fatura. Clique no ícone do QuickBooks para abrir a fatura no QuickBooks.
Pode ver todas as faturas sincronizadas na página Sales > Invoices no QuickBooks.
As seguintes informações são transferidas do RO App para as faturas do QuickBooks:
Cliente: nome, apelido, e-mail, número de telefone (o número de telefone é adicionado ao perfil do cliente, mas não é exibido na fatura no campo de e-mail do cliente);
Data da fatura:
Data de vencimento da fatura;
Produtos e serviços: nome do produto ou serviço, quantidade, taxa, montante, imposto (se correspondido corretamente nas configurações de integração).
Se na fatura do RO App o pagador for o mesmo que o cliente, o endereço do cliente será enviado para o campo « Bill to » na fatura do QuickBooks. Se o pagador for um contacto diferente, as informações « Bill to » terão o nome do cliente e o endereço do pagador.
Como os produtos e serviços são sincronizados entre os sistemas
Os produtos e serviços são pesquisados pelo nome, pois o nome é o identificador único.
Se já tiver todos os serviços e produtos criados no Quickbooks, recomendamos exportá-los e importá-los para o RO App.
Observe que pode importar produtos e serviços nas páginas Minha empresa > Produtos e Minha empresa > Serviços.
Se não tiver produtos e serviços criados no Quickbooks, eles serão criados automaticamente quando transferir faturas do RO App. Apenas o nome e a descrição do produto são transferidos do RO App para o QuickBooks.
Importante: O comprimento máximo do nome do produto/serviço no Quickbooks não deve exceder 100 caracteres. O Quickbooks não aceitará a solicitação ao transferir para uma fatura com um nome de produto ou serviço que contenha os seguintes caracteres / ou :
Configurações de numeração de faturas
O QuickBooks possui um sistema de numeração padrão, no qual cada fatura criada ou transferida é numerada sequencialmente, começando com 1001.
Infelizmente, não há configurações que permitam transferir documentos do RO App para o QuickBooks mantendo a sua numeração. No entanto, pode ajustar as configurações no QuickBooks para que possa editar os números das faturas você mesmo.
Para permitir o ajuste do número da fatura em cada documento transferido:
1. Vá para Settings > Account and Settings.
2. Abra a secção Sales.
3. Ative Custom transaction numbers e clique em Done para salvar a configuração abaixo.
Agora, cada novo documento transferido do RO App para o QuickBooks não terá um número, mas poderá alterá-lo para o número que precisar, incluindo combiná-lo com o número da fatura no RO App.
Para fazer isso, basta abrir a fatura, editar o campo Invoice No. e salvar a fatura.
Como funcionam as atualizações de faturas
Depois que uma fatura é sincronizada, as alterações subsequentes nos seus dados também serão sincronizadas automaticamente após a atualização ser guardada. O status e a data da sincronização serão atualizados em conformidade.
As alterações na quantidade e no montante dos itens adicionados são sincronizadas em ambas as direções.
Se fizer e salvar alterações numa fatura no QuickBooks, o seu status na RO App será automaticamente atualizado com base nas suas definições de integração. O mesmo se aplica quando uma fatura é anulada — o seu status na RO App será alterado em conformidade.
☝️ Certifique-se de que as regras de transferência de status estão configuradas corretamente - para que possam transitar entre si sem restrições.
As seguintes atualizações são sincronizadas apenas quando feitas na RO App:
Nome do item
Lista de itens (itens adicionados ou removidos)
Cliente
Data da fatura
Data de vencimento da fatura
Tenha em atenção que as alterações feitas nos perfis de contacto/pagador, perfis de produto/serviço/trabalho ou perfis de entidade jurídica não serão transferidas automaticamente, a menos que as atualizações sejam feitas diretamente na fatura.
Por exemplo, se alterar o cliente na fatura, esta atualização será sincronizada com sucesso no QuickBooks. No entanto, se alterar apenas o número de telefone do cliente no perfil do cliente, esta alteração não será sincronizada.
Como os pagamentos são transferidos
Quando cria um pagamento para uma fatura sincronizada no RO App, o sistema adiciona automaticamente um pagamento correspondente à fatura correspondente do QuickBooks como Undeposited Funds, mantendo o mesmo montante e data.
O mesmo funciona ao contrário — quando um utilizador cria um pagamento para uma fatura sincronizada no QuickBooks, o sistema adiciona automaticamente o pagamento correspondente no RO App. Todos esses pagamentos são creditados na conta definida nas configurações de integração.
Certifique-se de que o pagamento cobre o montante total da fatura numa única transação para que seja sincronizado corretamente com o RO App e acione quaisquer alterações de status relacionadas. Se o montante total for pago através de vários pagamentos parciais, o pagamento não será sincronizado e o status da fatura permanecerá inalterado.
As edições ou eliminações de pagamentos não são transferidas entre sistemas.