RO App автоматизує процеси на кожному етапі роботи з клієнтом — від першого дзвінка до закриття замовлення й оплати. Нижче зібрані основні вбудовані автоматизації системи. Для нестандартних сценаріїв додатково доступні API та вебхуки — вони дозволяють гнучко розширювати можливості під потреби конкретного бізнесу.

Мультиканальні тригери. RO App автоматично надсилає SMS, Email або Telegram-повідомлення клієнтам і співробітникам при настанні певних подій. Також сповіщення можна надіслати в той самий чат, де ви вперше спілкувались із клієнтом — у Viber, WhatsApp чи Instagram.

Наприклад:

Відкладена відправка. Можна налаштувати відкладену відправку та надсилання лише у робочий час.

Наприклад, через тиждень після візиту до салону клієнту автоматично прийде прохання залишити відгук.

Транскрипція дзвінків. Після завершення розмови система автоматично формує транскрипцію дзвінка. Можна налаштувати тип дзвінків (вхідні, вихідні або всі), мінімальну та максимальну тривалість, а також конкретні внутрішні номери, для яких працює ця функція.

AI-аналіз настрою клієнта. Після створення транскрипції AI автоматично аналізує розмову і визначає настрій клієнта та ключові інсайти. Настрій відображає рівень задоволеності клієнта у вигляді емоджі, а спостереження — короткі характеристики дзвінка, наприклад "потрібен повторний дзвінок", "клієнт задоволений якістю послуги" або "проблему не вирішено".

Створення завдань і звернень з дзвінків. При кожному пропущеному або прийнятому вхідному дзвінку система автоматично створює завдання або звернення і призначає відповідального менеджера. Якщо клієнт вже є в базі — система знайде його та прив'яже до наявного замовлення чи звернення.

Реєстрація нових контактів. Якщо до компанії телефонує клієнт, якого ще немає в базі, система самостійно створює нову картку контакту з його номером телефону. Щоб менеджери одразу бачили нових лідів і не плутали їх із чинною базою, таким контактам автоматично присвоюється назва у спеціальному маркованому форматі.

Конвертація звернення у замовлення або продаж. Коли звернення досягає статусу успішного замовлення або продажу, система автоматично створює на його основі замовлення або продаж. Менеджеру не потрібно вручну переносити дані клієнта та деталі зі звернення — весь ланцюжок від першого контакту до замовлення або продажу відбувається в одному місці.

Синхронізація статусів за рішенням клієнта. Якщо клієнт погоджується з кошторисом, система автоматично змінює його статус і конвертує в замовлення. У разі відмови — кошторис закривається з відповідним статусом. Це пришвидшує перехід від узгодження до виконання роботи.

Фіксація підпису або причини відмови на публічній сторінці. При погодженні кошторису система пропонує клієнту залишити електронний підпис. Він відображається на публічній сторінці та автоматично зберігається в стрічці подій кошторису (за потреби можна збирати кілька підписів на різних етапах). Якщо ж клієнт відхиляє пропозицію, система просить вказати причину відмови, яка також фіксується у стрічці подій. Це дозволяє менеджеру оперативно скоригувати умови, швидко оновити кошторис і продовжити комунікацію.

Аналогічний функціонал збору підписів та причин відмови доступний і для звичайних замовлень, які є наступним етапом після кошторису.

Надсилання посилання на оплату при зміні статусу. Під час створення замовлення система самостійно генерує його публічну сторінку та унікальне посилання. Ви можете налаштувати автоматичні сповіщення так, щоб при переході замовлення в конкретний статус (наприклад, «Очікуємо оплату») клієнту миттєво надходило повідомлення з цим посиланням. Перейшовши за ним, покупець зможе переглянути деталі замовлення, прийняти чи відхилити його, а також одразу провести онлайн-оплату.

Зміна статусу після прийняття, відмови або оплати на публічній сторінці. Коли клієнт приймає, відмовляється або оплачує замовлення через публічну сторінку, система автоматично переводить його у відповідний статус без участі менеджера. Це дозволяє тримати актуальний стан замовлень у системі в режимі реального часу.

Автозаповнення інформації про виріб. При створенні замовлення система може автоматично заповнити дані про виріб — групу, бренд і модель — на основі унікального ідентифікатора. Підтримуються кілька типів пошуку: за IMEI для смартфонів і планшетів, за VIN-кодом або державним номером для автомобілів, а також за HIN для суден. Достатньо ввести номер і натиснути пошук — поля заповняться автоматично.

Зміна статусів замовлення залежно від інтеграцій з маркетплейсами, Нова Пошта, Укрпошта тощо. При зміні статусу доставки у Новій Пошті, Укрпошті або інтернет-магазині статус замовлення в RO App оновлюється автоматично.

Генерація платіжних посилань. При переходу рахунку у налаштований статус, система автоматично генерує індивідуальне посилання на оплату для клієнта.

Синхронізація з платіжними та бухгалтерськими сервісами (Xero). Після підтвердження оплати через підключений платіжний сервіс рахунок у системі автоматично змінює статус на оплачений. Це виключає необхідність вручну відслідковувати платежі та закривати рахунки. Менеджер бачить актуальний стан оплат без додаткових перевірок на іншому ресурсі.

Виставлення та реєстрація електронних рахунків (E-invoicing). Інтеграція повністю автоматизує обмін рахунками-фактурами згідно з вимогами ЄС, усуваючи ручну роботу менеджера. Достатньо встановити конкретний статус замовлення, і при переході в нього система самостійно сформує документ, зареєструє його в податковій та надішле контрагенту (на Email або через мережу PEPPOL).

Зміна статусу рахунку після оплати. Після підтвердження оплати через підключений платіжний сервіс рахунок у системі автоматично змінює статус на потрібний. Менеджер бачить актуальний стан оплат без додаткових перевірок.

Фіксація через сторінку онлайн-запису. Коли клієнт самостійно бронює час через сторінку онлайн-запису, система автоматично створює відповідний запис у RO App. Менеджеру не потрібно вручну переносити дані — все фіксується одразу, клієнт отримує підтвердження автоматично.

Переміщення виробу при зміні статусу замовлення. При переході замовлення в певний статус виріб автоматично переміщується на відповідний склад. Наприклад, при статусі "В роботі" — на склад майстра, при "Готове" — на склад "Видача". Це дозволяє точно відстежувати місцезнаходження виробу на кожному етапі.

Резервування товарів під замовлення. Функція автоматизує контроль складських залишків, значно полегшуючи розподіл дефіцитних позицій. Коли замовлення клієнта переходить у визначений статус, система автоматично додає відсутні товари до списку очікування. Як тільки товар надходить від постачальника або переміщується з іншого складу компанії, система сама миттєво резервує його під конкретного клієнта. У разі скасування замовлення або завершення терміну дії броні, резерв знімається автоматично, повертаючи товар у доступний залишок для продажу.

Автодрук документів та етикеток при ключових діях. Налаштування дозволяє системі самостійно відправляти потрібні бланки на принтер, щоб менеджери не витрачали час на це вручну. Достатньо один раз обрати документ під час створення замовлення (приймальна квитанція), його закриття (акт виконаних робіт) або продажу (товарний чек) — система запам’ятає вибір і надалі запускатиме друк автоматично. Також у налаштуваннях шаблонів можна увімкнути автодрук етикетки виробу: після активації вікно друку відкриватиметься самостійно одразу при створенні замовлення, що значно прискорює маркування та обслуговування.

Розрахунок зарплати та бонусів. Функція повністю автоматизує облік винагород і штрафів для персоналу, звільняючи від ручних перерахунків. У налаштуваннях достатньо один раз обрати ключову подію для нарахування, наприклад:

Як тільки ця подія фіксується, система обчислює та нараховує виплату співробітнику.

Фіскалізація онлайн-оплат. Система повністю бере на себе рутину з реєстрацією чеків: як тільки покупець оплачує замовлення через платіжне посилання або на публічній сторінці, пРРО миттєво формує електронний чек і звітує перед податковою. Процес працює автономно в режимі 24/7 — система сама відкриває та закриває зміну при надходженні коштів, створює документ і надсилає його клієнту. Це повністю виключає ризик людських помилок, звільняє час менеджерів і гарантує покупцям миттєве та законне підтвердження оплати.

Дозволяють автоматично передавати дані між RO App та зовнішніми платформами без ручного введення. Наприклад, можна налаштувати автоматичне створення звернень, контактів або замовлень із Google Forms, власного сайту чи лендингу, інтернет-магазину або будь-якого іншого сервісу з формами.

Як бачите, автоматизації в RO App охоплюють весь цикл роботи з клієнтом — від дзвінка та звернення до замовлення, оплати та складу. Ми продовжуємо працювати над новими можливостями, щоб рутинних дій ставало дедалі менше, а робота була швидшою та ефективнішою.