RO App автоматизирует процессы на каждом этапе работы с клиентом — от первого звонка до закрытия заказа и оплаты. Ниже представлены основные встроенные автоматизации системы. Для нестандартных сценариев дополнительно доступны API и веб-хуки — они позволяют гибко расширять возможности в соответствии с потребностями конкретного бизнеса.

Мультиканальные триггеры. RO App автоматически отправляет SMS, электронные письма или сообщения в Telegram клиентам и сотрудникам при наступлении определенных событий. Также оповещения можно отправить в тот же чат, где вы впервые общались с клиентом — в Viber, WhatsApp или Instagram.

Например:

Отложенная отправка. Можно настроить отложенную отправку и отправку только в рабочее время.

Например, через неделю после визита в салон клиенту автоматически придет просьба оставить отзыв.

Транскрипция звонков. По завершении разговора система автоматически формирует транскрипцию звонка. Можно настроить тип звонков (входящие, исходящие или все), минимальную и максимальную продолжительность, а также конкретные внутренние номера, для которых работает эта функция.

AI-анализ настроения клиента. После создания транскрипции ИИ автоматически анализирует разговор и определяет настроение клиента и ключевые инсайты. Настроение отображает уровень удовлетворенности клиента в виде эмодзи, а наблюдения — краткие характеристики звонка, например «требуется повторный звонок», «клиент доволен качеством услуги» или «проблема не решена».

Создание задач и обращений по звонкам. При каждом пропущенном или принятом входящем звонке система автоматически создает задачу или обращение и назначает ответственного менеджера. Если клиент уже есть в базе — система найдет его и привяжет к существующему заказу или обращению.

Регистрация новых контактов. Если в компанию звонит клиент, которого ещё нет в базе, система самостоятельно создаёт новую карточку контакта с его номером телефона. Чтобы менеджеры сразу видели новых лидов и не путали их с существующей базой, таким контактам автоматически присваивается название в специальном маркированном формате.

Преобразование обращения в заказ или продажу. Когда обращение достигает статуса успешного заказа или продажи, система автоматически создает на его основе заказ или продажу. Менеджеру не нужно вручную переносить данные клиента и детали из обращения — вся цепочка от первого контакта до заказа или продажи происходит в одном месте.

Синхронизация статусов по решению клиента. Если клиент соглашается с расчетом, система автоматически изменяет его статус и преобразует в заказ. В случае отказа — расчет закрывается с соответствующим статусом. Это ускоряет переход от согласования к выполнению работы.

Фиксация подписи или причина отказа на публичной странице. При согласовании расчета система предлагает клиенту оставить электронную подпись. Она отображается на публичной странице и автоматически сохраняется в ленте событий расчета (при необходимости можно собирать несколько подписей на разных этапах). Если же клиент отклоняет предложение, система просит указать причину отказа, которая также фиксируется в ленте событий. Это позволяет менеджеру оперативно скорректировать условия, быстро обновить расчет и продолжить коммуникацию.

Аналогичный функционал сбора подписей и причин отказа доступен и для обычных заказов, которые являются следующим этапом после расчета.

Отправка ссылки на оплату при изменении статуса. При создании заказа система самостоятельно генерирует его публичную страницу и уникальную ссылку. Вы можете настроить автоматические уведомления так, чтобы при переходе заказа в определенный статус (например, «Ожидаем оплату») клиенту мгновенно поступало сообщение с этой ссылкой. Перейдя по нему, покупатель сможет просмотреть детали заказа, принять или отклонить его, а также сразу произвести онлайн-оплату.

Изменение статуса после принятия, отказа или оплаты на публичной странице. Когда клиент принимает, отказывается или оплачивает заказ через публичную страницу, система автоматически переводит его в соответствующий статус без участия менеджера. Это позволяет поддерживать актуальное состояние заказов в системе в режиме реального времени.

Автозаполнение информации о товаре. При создании заказа система может автоматически заполнить данные о товаре — группу, бренд и модель — на основе уникального идентификатора. Поддерживаются несколько типов поиска: по IMEI для смартфонов и планшетов, по VIN-коду или государственному номеру для автомобилей, а также по HIN для судов. Достаточно ввести номер и нажать «Поиск» — поля заполнятся автоматически.

Изменение статусов заказа в зависимости от интеграций с маркетплейсами, «Новая Почта», «Укрпочта» и т. д. При изменении статуса доставки в «Новой Почте», «Укрпочте» или интернет-магазине статус заказа в RO App обновляется автоматически.

Генерация платежных ссылок. При переходе счета в настроенный статус система автоматически генерирует индивидуальную ссылку на оплату для клиента.

Синхронизация с платежными и бухгалтерскими сервисами (Xero). После подтверждения оплаты через подключенный платежный сервис счет в системе автоматически меняет статус на «оплаченный». Это исключает необходимость вручную отслеживать платежи и закрывать счета. Менеджер видит актуальное состояние оплат без дополнительных проверок на другом ресурсе.

Выставление и регистрация электронных счетов (E-invoicing). Интеграция полностью автоматизирует обмен счетами-фактурами в соответствии с требованиями ЕС, устраняя ручную работу менеджера. Достаточно установить конкретный статус заказа, и при переходе в него система самостоятельно сформирует документ, зарегистрирует его в налоговой и отправит контрагенту (по электронной почте или через сеть PEPPOL).

Изменение статуса счета после оплаты. После подтверждения оплаты через подключенный платежный сервис счет в системе автоматически меняет статус на нужный. Менеджер видит актуальное состояние оплат без дополнительных проверок.

Фиксация через страницу онлайн-записи. Когда клиент самостоятельно бронирует время через страницу онлайн-записи, система автоматически создает соответствующую запись в RO App. Менеджеру не нужно вручную переносить данные — все фиксируется сразу, клиент получает подтверждение автоматически.

Перемещение изделия при изменении статуса заказа. При переходе заказа в определенный статус изделие автоматически перемещается на соответствующий склад. Например, при статусе «В работе» — на склад мастера, при «Готово» — на склад «Выдача». Это позволяет точно отслеживать местонахождение изделия на каждом этапе.

Резервирование товаров под заказ. Функция автоматизирует контроль складских остатков, значительно облегчая распределение дефицитных позиций. Когда заказ клиента переходит в определенный статус, система автоматически добавляет отсутствующие товары в список ожидания. Как только товар поступает от поставщика или перемещается с другого склада компании, система сама мгновенно резервирует его под конкретного клиента. В случае отмены заказа или истечения срока действия бронирования резерв снимается автоматически, возвращая товар в доступный остаток для продажи.

Автоматическая печать документов и этикеток при ключевых действиях. Настройка позволяет системе самостоятельно отправлять необходимые бланки на принтер, чтобы менеджеры не тратили время на это вручную. Достаточно один раз выбрать документ при создании заказа (приемная квитанция), его закрытии (акт выполненных работ) или продаже (товарный чек) — система запомнит выбор и в дальнейшем будет запускать печать автоматически. Также в настройках шаблонов можно включить автоматическую печать этикетки товара: после активации окно печати будет открываться самостоятельно сразу при создании заказа, что значительно ускоряет маркировку и обслуживание.

Расчет зарплаты и бонусов. Функция полностью автоматизирует учет вознаграждений и штрафов для персонала, избавляя от ручных пересчетов. В настройках достаточно один раз выбрать ключевое событие для начисления, например:

Как только это событие фиксируется, система рассчитывает и начисляет выплату сотруднику.

Фискализация онлайн-платежей. Система полностью берет на себя рутинную работу по регистрации чеков: как только покупатель оплачивает заказ через платежную ссылку или на публичной странице, пРРО мгновенно формирует электронный чек и отчитывается перед налоговой. Процесс работает автономно в режиме 24/7 — система сама открывает и закрывает смену при поступлении средств, создает документ и отправляет его клиенту. Это полностью исключает риск человеческих ошибок, освобождает время менеджеров и гарантирует покупателям мгновенное и законное подтверждение оплаты.

Позволяют автоматически передавать данные между RO App и внешними платформами без ручного ввода. Например, можно настроить автоматическое создание обращений, контактов или заказов из Google Forms, собственного сайта или лендинга, интернет-магазина или любого другого сервиса с формами.

Как видите, автоматизация в RO App охватывает весь цикл работы с клиентом — от звонка и обращения до заказа, оплаты и склада. Мы продолжаем работать над новыми возможностями, чтобы рутинных действий становилось всё меньше, а работа была быстрее и эффективнее.